Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho người lao động là một nhiệm vụ quan trọng. Để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên cũng như tuân thủ đúng quy định của pháp luật thuế, doanh nghiệp cần nắm vững thủ tục đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết và chuyên sâu về mẫu đơn này trong bối cảnh quy định pháp luật năm 2019.

1. Căn cứ pháp lý áp dụng cho chứng từ khấu trừ thuế TNCN năm 2019

Tại thời điểm năm 2019, các doanh nghiệp tư nhân khi thực hiện thủ tục liên quan đến thuế TNCN phải đối chiếu và tuân thủ các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Văn bản hợp nhất 15/VBHN-VPQH 2014 hợp nhất Luật Thuế thu nhập cá nhân.
• Thông tư 111/2013/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Luật Thuế thu nhập cá nhân.
• Thông tư 156/2013/TT-BTC hướng dẫn về quản lý thuế.
• Thông tư 37/2010/TT-BTC về phát hành, sử dụng và quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

2. Khi nào doanh nghiệp cần làm đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế?

Theo quy định, tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế TNCN phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Tuy nhiên, nếu cá nhân ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thì không cấp chứng từ khấu trừ.

Doanh nghiệp tư nhân có thể lựa chọn một trong hai hình thức sử dụng chứng từ:

1. Tự in chứng từ: Doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin và thực hiện thông báo phát hành với cơ quan thuế theo Thông tư 37/2010/TT-BTC.
2. Mua chứng từ của cơ quan thuế: Đây là hình thức phổ biến đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc doanh nghiệp tư nhân chưa đủ điều kiện tự in. Khi đó, doanh nghiệp cần gửi Đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế đến Chi cục Thuế quản lý trực tiếp.

3. Nội dung chi tiết Mẫu Đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Dưới đây là mẫu đơn chuẩn được sử dụng phổ biến trong các giao dịch với cơ quan thuế năm 2019:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

ĐƠN ĐỀ NGHỊ
CẤP CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN

Kính gửi: Chi cục Thuế ....................................................................

1. Tên tổ chức, cá nhân trả thu nhập: ...........................................................................

2. Mã số thuế: .............................................................................................................

3. Địa chỉ: ...................................................................................................................

4. Số điện thoại: ................................................. 5. Số fax: ........................................

6. Số tài khoản: ................................................. 7. Nơi mở tài khoản: ..........................

Theo quy định của Luật Thuế thu nhập cá nhân, Luật sửa đổi một số điều Luật Thuế thu nhập cá nhân và các văn bản hướng dẫn thi hành, căn cứ vào tình hình thực tế tại đơn vị, đề nghị cơ quan thuế cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho đơn vị chúng tôi.

Chúng tôi chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo đúng các quy định hiện hành về quản lý và sử dụng ấn chỉ thuế./.

......, ngày ...... tháng ...... năm ......
NGƯỜI ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP
(Ký, ghi rõ họ tên; chức vụ và đóng dấu)

4. Những lưu ý quan trọng khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế

Việc quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN được thực hiện nghiêm ngặt như quản lý hóa đơn. Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Báo cáo tình hình sử dụng: Hàng quý, doanh nghiệp phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Mẫu CTT25/AC) cho cơ quan thuế. Thời hạn nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau.
• Trường hợp làm mất, cháy, hỏng: Phải lập báo cáo mất, cháy, hỏng chứng từ và thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong vòng 05 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc.
• Sử dụng đúng mục đích: Chứng từ chỉ được cấp cho cá nhân thực tế có phát sinh khấu trừ thuế tại đơn vị. Nghiêm cấm việc mua bán, cho mượn hoặc sử dụng khống chứng từ.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho quý doanh nghiệp về thủ tục đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong năm 2019. Việc tuân thủ đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác kế toán thuế.