Trong công tác quản lý nhân sự và bảo hiểm tại các doanh nghiệp tư nhân, việc hoàn thiện hồ sơ để đảm bảo quyền lợi cho người lao động luôn là ưu tiên hàng đầu. Đặc biệt, trong bối cảnh pháp luật năm 2019, Mẫu D01-TS (Bảng kê thông tin) đóng vai trò như một văn bản trung gian quan trọng, giúp kết nối các chứng từ thực tế với quy trình nghiệp vụ của cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH).

Chuyên viên nhân sự đang rà soát hồ sơ bảo hiểm xã hội tại doanh nghiệp (ảnh minh họa)

1. Mẫu D01-TS là gì và tại sao doanh nghiệp cần quan tâm?

Theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH và được sửa đổi, bổ sung bởi Quyết định 888/QĐ-BHXH, Mẫu D01-TS là bảng kê dùng để tổng hợp các loại giấy tờ, hồ sơ làm căn cứ cho các nghiệp vụ như: truy thu BHXH, BHYT, BHTN; cấp lại hoặc đổi sổ BHXH, thẻ BHYT; hoặc điều chỉnh các nội dung thông tin đã ghi trên sổ và thẻ.

Việc lập bảng kê này giúp cơ quan BHXH có cơ sở thẩm định nhanh chóng các yêu cầu của doanh nghiệp mà không cần phải rà soát lại toàn bộ hồ sơ gốc cồng kềnh, từ đó rút ngắn thời gian xử lý thủ tục hành chính.

2. Các trường hợp bắt buộc phải lập Bảng kê thông tin D01-TS

Doanh nghiệp cần lưu ý lập Mẫu D01-TS khi phát sinh các tình huống sau đây:

• Truy thu bảo hiểm: Khi doanh nghiệp chậm đóng hoặc đóng thiếu cho người lao động và cần bổ sung hồ sơ làm căn cứ truy thu theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2014.
• Điều chỉnh thông tin: Thay đổi họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch hoặc các thông tin về nghề nghiệp, công việc nặng nhọc, độc hại.
• Hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: Đối với các đối tượng như người có công với cách mạng, cựu chiến binh hoặc người thuộc hộ nghèo cần bổ sung giấy tờ chứng minh để thay đổi mã quyền lợi trên thẻ BHYT.

Việc ký kết và đóng dấu hồ sơ bảo hiểm cần được thực hiện cẩn trọng (ảnh minh họa)

3. Hướng dẫn chi tiết cách ghi Mẫu D01-TS chuẩn pháp luật 2019

Để tránh việc hồ sơ bị trả lại, người làm công tác bảo hiểm tại doanh nghiệp cần tuân thủ phương pháp lập sau:

3.1. Phần thông tin chung

Tại chỉ tiêu (1), bạn cần ghi rõ nội dung lập bảng kê. Ví dụ: "Hồ sơ làm căn cứ điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT". Tại chỉ tiêu (2), ghi rõ bảng kê này nộp kèm theo mẫu nào, thường là kèm theo Mẫu D02-TS hoặc Mẫu TK1-TS.

3.2. Phần chi tiết các cột

Đây là phần quan trọng nhất yêu cầu sự chính xác tuyệt đối:

• Cột 4, 5, 6: Ghi chính xác tên loại văn bản (Quyết định, HĐLĐ), số hiệu và ngày ban hành.
• Cột 9 (Trích yếu văn bản): Ghi tóm tắt nội dung chính như "V/v tăng lương", "V/v điều động công tác".
• Cột 10 (Trích lược nội dung thẩm định): Đây là phần cơ quan BHXH sẽ nhìn vào để đối chiếu. Bạn cần ghi rõ các thông tin như: mức lương cũ - mức lương mới, thời điểm hưởng lương, hoặc các thông tin cá nhân cần điều chỉnh dựa trên giấy khai sinh/CMND.

"Đơn vị cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về kiểm tra, đối chiếu, lập bảng kê và lưu trữ hồ sơ của người lao động."

4. Những lưu ý "vàng" khi hoàn thiện hồ sơ bảo hiểm

Trong quá trình thực hiện tại thời điểm năm 2019, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

1. Tính pháp lý của chứng từ: Các giấy tờ kê khai phải là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hợp lệ.
2. Đối chiếu dữ liệu: Đảm bảo mã số BHXH của người lao động (cột 3) phải khớp với dữ liệu trên hệ thống quản lý của cơ quan bảo hiểm.
3. Lưu trữ hồ sơ: Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ đầy đủ các hồ sơ đã kê khai trong bảng kê để phục vụ công tác thanh kiểm tra sau này.

Việc nắm vững cách lập Mẫu D01-TS không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của Quyết định 595/QĐ-BHXH mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản trị nhân sự, bảo vệ quyền lợi chính đáng cho người lao động.