Văn bằng bảo hộ kiểu dáng công nghiệp là tài sản vô hình vô cùng quý giá, khẳng định quyền độc quyền của doanh nghiệp đối với những sáng tạo về hình dáng bên ngoài của sản phẩm. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, không ít trường hợp doanh nghiệp vô tình làm thất lạc hoặc hư hỏng loại giấy tờ quan trọng này. Vậy quy trình cấp lại được thực hiện như thế nào để đảm bảo quyền lợi không bị gián đoạn?

Các trường hợp được phép yêu cầu cấp lại văn bằng bảo hộ

Theo quy định mới nhất tại khoản 7 Điều 29 Nghị định 65/2023/NĐ-CP, chủ sở hữu quyền sở hữu công nghiệp có thể yêu cầu Cục Sở hữu trí tuệ cấp lại văn bằng bảo hộ hoặc phó bản văn bằng bảo hộ trong các tình huống cụ thể sau:

• Văn bằng bảo hộ hoặc phó bản văn bằng bảo hộ bị mất;
• Văn bằng bị hỏng, rách, bẩn hoặc phai mờ đến mức không còn sử dụng được;
• Văn bằng bị tháo rời, không còn giữ được dấu niêm phong ban đầu.

Việc nắm rõ các điều kiện này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc thực hiện các thủ tục hành chính cần thiết ngay khi sự cố xảy ra.

Hồ sơ cấp lại cần chuẩn bị những gì?

Để quá trình thẩm định diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ theo quy định. Căn cứ tại điểm c khoản 7 Điều 29 Nghị định 65/2023/NĐ-CP, thành phần hồ sơ bao gồm:

"c1) Tờ khai yêu cầu cấp phó bản văn bằng bảo hộ, cấp lại văn bằng bảo hộ/phó bản văn bằng bảo hộ được làm theo Mẫu số 09 tại Phụ lục II của Nghị định này;
c2) 02 mẫu nhãn hiệu, 02 bộ ảnh chụp hoặc 02 bộ bản vẽ kiểu dáng công nghiệp trùng với mẫu nhãn hiệu, bộ ảnh chụp hoặc bản vẽ kiểu dáng công nghiệp trong văn bằng bảo hộ gốc;
c3) Văn bản ủy quyền (trường hợp yêu cầu được nộp thông qua đại diện);
c4) Bản sao chứng từ nộp phí, lệ phí..."

Quy trình giải quyết 'thần tốc' tại Cục Sở hữu trí tuệ

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện tới Cục Sở hữu trí tuệ. Quy trình xử lý được thực hiện qua các bước nghiêm ngặt nhưng đảm bảo thời gian quy định:

Bước 1: Tiếp nhận và xem xét hồ sơ

Trong thời hạn 01 tháng kể từ ngày nhận yêu cầu, cơ quan quản lý sẽ tiến hành xem xét tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật và pháp lý, Cục sẽ ra quyết định cấp lại văn bằng bảo hộ.

Bước 2: Ghi nhận và công bố

Thông tin về việc cấp lại sẽ được ghi nhận vào Sổ đăng ký quốc gia về sở hữu công nghiệp. Đồng thời, việc cấp lại này phải được công bố trên Công báo Sở hữu công nghiệp trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày ra quyết định.

Bước 3: Xử lý sai sót (nếu có)

Trong trường hợp hồ sơ chưa đạt yêu cầu, cơ quan chức năng sẽ thông báo và dành cho doanh nghiệp thời hạn 02 tháng để sửa chữa thiếu sót hoặc đưa ra ý kiến phản đối. Đây là cơ chế linh hoạt giúp doanh nghiệp hoàn thiện thủ tục mà không phải bắt đầu lại từ đầu.

Việc thực hiện đúng quy trình theo Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (sửa đổi, bổ sung năm 2022) không chỉ giúp doanh nghiệp lấy lại được văn bằng mà còn khẳng định sự chuyên nghiệp trong quản trị tài sản trí tuệ của mình.