Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ tại Việt Nam đầu năm 2020, chữ ký số đã trở thành vật "bất ly thân" của mọi doanh nghiệp trong các giao dịch điện tử, kê khai thuế và bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, việc quản lý thiết bị này cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro như mất USB Token, hư hỏng thiết bị hoặc thay đổi nhân sự nắm giữ mật khẩu. Khi đó, thủ tục thu hồi chứng thư số là bước bắt buộc để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.

Chữ ký số là công cụ quan trọng trong quản lý doanh nghiệp hiện đại (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý về việc thu hồi chứng thư số năm 2020

Tại thời điểm tháng 01/2020, các hoạt động liên quan đến chữ ký số được điều chỉnh trực tiếp bởi Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Theo đó, chứng thư số có thể bị thu hồi trong các trường hợp như: theo yêu cầu của thuê bao, khi thuê bao là cá nhân đã chết hoặc tổ chức giải thể, hoặc theo yêu cầu của cơ quan tiến hành tố tụng.

Đặc biệt, đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc thu hồi chứng thư số thường phát sinh khi có sự thay đổi về người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền trực tiếp sử dụng chữ ký số. Để thực hiện thủ tục này tại các nhà cung cấp dịch vụ (CA), doanh nghiệp cần chuẩn bị Giấy ủy quyền đề nghị thu hồi chứng thư số nếu người đi làm thủ tục không phải là đại diện pháp luật.

Mẫu Giấy ủy quyền đề nghị thu hồi chứng thư số chuẩn nhất

Dưới đây là mẫu văn bản được xây dựng dựa trên các quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 và thực tiễn giao dịch tại các tổ chức chứng thực chữ ký số:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2020

GIẤY UỶ QUYỀN

(Về việc thực hiện thủ tục đề nghị thu hồi chứng thư số)

I. BÊN ỦY QUYỀN (DOANH NGHIỆP)

• Tên doanh nghiệp: .................................................................................
• Mã số doanh nghiệp: ................. do ................. cấp ngày .................
• Địa chỉ trụ sở chính: .................................................................................
• Người đại diện theo pháp luật: ................. Chức vụ: .................

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN

• Họ và tên: ................................. Giới tính: .................
• Số CMND/CCCD: ................. do ................. cấp ngày .................
• Hộ khẩu thường trú: .................................................................................
• Chỗ ở hiện tại: .................................................................................

III. PHẠM VI ỦY QUYỀN

1. Bên được ủy quyền thay mặt doanh nghiệp liên hệ với Nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để thực hiện các thủ tục: Nộp hồ sơ đề nghị thu hồi chứng thư số; Nhận biên bản xác nhận thu hồi và các giấy tờ liên quan.

2. Bên được ủy quyền có quyền ký kết các văn bản, tờ khai cần thiết theo yêu cầu của đơn vị cung cấp dịch vụ để hoàn tất thủ tục.

IV. THỜI HẠN ỦY QUYỀN

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn thành công việc hoặc có văn bản thay thế khác.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký và ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Việc lập giấy ủy quyền cần đảm bảo tính chính xác về thông tin nhân thân (ảnh minh họa)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thu hồi chứng thư số

Khi thực hiện thủ tục này, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau theo quy định tại khoản 1 Điều 29 Nghị định 130/2018/NĐ-CP:

• Thời gian xử lý: Ngay khi nhận được yêu cầu thu hồi có căn cứ, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số phải tiến hành tạm dừng hoặc thu hồi chứng thư số và thông báo ngay cho thuê bao.
• Hồ sơ kèm theo: Ngoài Giấy ủy quyền, người được ủy quyền cần mang theo bản sao CMND/CCCD và bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để đối chiếu.
• Tính bảo mật: Sau khi thu hồi, doanh nghiệp nên tiến hành đăng ký mới ngay nếu cần tiếp tục giao dịch để tránh gián đoạn các hoạt động nộp thuế hoặc ký hợp đồng điện tử.

Việc nắm vững quy trình và chuẩn bị mẫu Giấy ủy quyền đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chủ động hơn trong việc quản lý tài sản số của mình.