Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tư nhân, hóa đơn không chỉ là chứng từ thanh toán mà còn là căn cứ quan trọng để kê khai, khấu trừ thuế. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khách quan hoặc chủ quan, việc làm mất hóa đơn vẫn thường xuyên xảy ra, gây ra không ít lo lắng cho bộ phận kế toán và chủ doanh nghiệp. Vậy quy trình xử lý ra sao và mẫu biên bản nào là chuẩn xác nhất theo quy định năm 2020?

Quy định pháp luật về việc mất hóa đơn năm 2020

Tại thời điểm tháng 06/2020, việc quản lý và sử dụng hóa đơn được điều chỉnh chủ yếu bởi Nghị định 51/2010/NĐ-CP và văn bản hướng dẫn chi tiết là Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Theo quy định tại Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC, khi tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập, họ phải có trách nhiệm báo cáo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Quy trình xử lý khi phát hiện mất hóa đơn

Để tránh bị xử phạt nặng và đảm bảo quyền lợi về thuế, doanh nghiệp cần thực hiện đúng các bước sau:

• Bước 1: Lập báo cáo mất hóa đơn: Doanh nghiệp phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn theo mẫu số BC21/AC ban hành kèm theo Thông tư 39. Thời hạn nộp báo cáo này chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc.
• Bước 2: Lập biên bản ghi nhận sự việc: Nếu hóa đơn bị mất là hóa đơn đầu vào (liên 2) đã lập, người bán và người mua phải lập biên bản ghi nhận sự việc. Trong biên bản phải ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền).
• Bước 3: Sao chụp và xác nhận: Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao này kèm theo biên bản mất hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

Mẫu Biên bản mất hóa đơn chuẩn cho doanh nghiệp tư nhân

Dưới đây là mẫu biên bản mất hóa đơn thường dùng trong các doanh nghiệp tư nhân, đảm bảo đầy đủ các yếu tố pháp lý cần thiết:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN MẤT HÓA ĐƠN

- Căn cứ Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010;
- Căn cứ Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., đại diện hai bên gồm có:

BÊN NHẬN HÓA ĐƠN (BÊN MUA): ...
Địa chỉ: ...
Mã số thuế: ...
Đại diện: ... Chức vụ: ...

BÊN GIAO HÓA ĐƠN (BÊN BÁN): ...
Địa chỉ: ...
Mã số thuế: ...
Đại diện: ... Chức vụ: ...

Hai bên cùng tiến hành lập biên bản để xác nhận việc bên mua đã làm mất bản gốc liên 2 của hóa đơn sau:

STT	Tên loại hóa đơn	Mẫu số	Ký hiệu	Số hóa đơn	Ngày lập
1	Hóa đơn GTGT	01GTKT3/001	...	...	...

Lý do mất: ...
Bên bán cam kết đã kê khai thuế cho hóa đơn này vào kỳ thuế tháng/quý ... năm ...
Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.

Mức xử phạt vi phạm hành chính khi làm mất hóa đơn

Mức phạt đối với hành vi làm mất hóa đơn được quy định tại Nghị định 109/2013/NĐ-CP và được sửa đổi bởi Nghị định 49/2016/NĐ-CP.

Cụ thể, theo khoản 4 Điều 3 Nghị định 49/2016/NĐ-CP sửa đổi Điều 38 Nghị định 109/2013/NĐ-CP:

"Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn khi hóa đơn chưa đến hạn lưu trữ..."

Tuy nhiên, pháp luật cũng quy định các trường hợp không bị xử phạt hoặc chỉ bị phạt cảnh cáo nếu có tình tiết giảm nhẹ hoặc do sự kiện bất khả kháng (thiên tai, hỏa hoạn...).

Lời khuyên cho kế toán doanh nghiệp tư nhân

Để hạn chế rủi ro mất hóa đơn, doanh nghiệp nên:

1. Sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy (đây là xu hướng bắt buộc từ sau năm 2020).
2. Lưu trữ hóa đơn khoa học, có hệ thống sổ sách theo dõi chặt chẽ.
3. Khi giao nhận hóa đơn trực tiếp, cần có biên bản bàn giao rõ ràng.

Việc nắm vững quy trình xử lý và chuẩn bị sẵn mẫu biên bản mất hóa đơn sẽ giúp kế toán bình tĩnh giải quyết vấn đề, giảm thiểu thiệt hại về tài chính cho doanh nghiệp.