Trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, đặc biệt là loại hình công ty cổ phần với khối lượng giao dịch lớn, việc quản lý hóa đơn đóng vai trò sống còn. Tuy nhiên, rủi ro làm mất, cháy, hỏng hóa đơn là điều khó tránh khỏi. Nếu không nắm vững quy trình xử lý và mẫu biên bản chuẩn, doanh nghiệp có thể đối mặt với những khoản phạt hành chính rất nặng từ cơ quan Thuế.

Rủi ro khi mất hóa đơn và căn cứ pháp lý cần biết

Việc mất hóa đơn không chỉ gây khó khăn trong việc kê khai, quyết toán thuế mà còn là hành vi vi phạm quy định về quản lý chứng từ. Tại thời điểm năm 2020 và bước sang năm 2021, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các văn bản pháp luật sau:

• Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn chi tiết về việc in, phát hành và sử dụng hóa đơn.
• Đặc biệt, từ ngày 05/12/2020, Nghị định 125/2020/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, thay đổi căn bản mức xử phạt đối với hành vi làm mất hóa đơn, áp dụng xuyên suốt cho năm 2021.

Quy trình 3 bước xử lý khi mất hóa đơn GTGT

Khi phát hiện mất hóa đơn (liên 2 giao cho khách hàng), kế toán công ty cổ phần cần thực hiện ngay các bước sau để giảm thiểu thiệt hại:

Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sự việc. Hai bên mua và bán phải lập biên bản ghi rõ sự việc mất hóa đơn, trong đó nêu cụ thể hóa đơn liên 1 của bên bán đã kê khai, nộp thuế vào tháng nào, quý nào. Đây là bằng chứng quan trọng để giải trình với cơ quan Thuế.

Bước 2: Sao chụp liên 1 của hóa đơn. Bên bán thực hiện sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký tên và đóng dấu xác nhận trên bản sao để giao cho bên mua. Bên mua sử dụng bản sao này kèm theo biên bản mất hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

Bước 3: Thông báo với cơ quan Thuế quản lý trực tiếp. Theo quy định tại Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC, tổ chức phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc.

Mẫu biên bản mất hóa đơn chuẩn pháp lý năm 2021

Dưới đây là mẫu biên bản mất hóa đơn được cập nhật để phù hợp với thực tiễn quản lý thuế hiện nay:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN MẤT HÓA ĐƠN

- Căn cứ Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010;
- Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại văn phòng Công ty ..., chúng tôi gồm:

BÊN GIAO HÓA ĐƠN (BÊN BÁN):
Địa chỉ: ...
Mã số thuế: ...
Đại diện: ... - Chức vụ: ...

BÊN NHẬN HÓA ĐƠN (BÊN MUA):
Địa chỉ: ...
Mã số thuế: ...
Đại diện: ... - Chức vụ: ...

Hai bên cùng tiến hành lập biên bản để xác nhận việc Bên Mua đã làm mất bản gốc Liên 2 của hóa đơn GTGT với chi tiết như sau:
- Tên loại hóa đơn: Hóa đơn GTGT
- Ký hiệu hóa đơn: ...
- Số hóa đơn: ... - Ngày lập: ...
- Giá trị hàng hóa (chưa thuế): ...
- Thuế suất GTGT: ... - Tiền thuế GTGT: ...

Lý do mất: ... (Ghi rõ lý do khách quan hoặc chủ quan).

Bên Bán cam kết đã kê khai và nộp thuế cho hóa đơn nêu trên vào kỳ báo cáo ... năm ... Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của biên bản này.

Biên bản lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.

Mức xử phạt mất hóa đơn theo quy định mới nhất (Nghị định 125/2020/NĐ-CP)

Đây là nội dung quan trọng nhất mà kế toán cần cập nhật cho năm 2021. Theo Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt đối với hành vi làm mất hóa đơn đã được quy định cụ thể:

• Phạt cảnh cáo: Đối với hành vi làm mất hóa đơn đã lập (liên 2) nhưng người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa và có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt tiền từ 4.000.000đ đến 8.000.000đ: Đối với hành vi làm mất hóa đơn đã lập (liên 2) trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.
• Trường hợp mất hóa đơn do lỗi của bên thứ ba (ví dụ đơn vị vận chuyển) thì xử phạt bên thứ ba theo khung hình phạt tương ứng.

So với quy định cũ, mức phạt tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP có tính phân hóa rõ rệt hơn, nhấn mạnh vào việc doanh nghiệp đã kê khai thuế hay chưa để xác định mức độ vi phạm.

Lời khuyên cho kế toán để hạn chế rủi ro mất hóa đơn

Để tránh những rắc rối pháp lý và các khoản phạt không đáng có, doanh nghiệp nên:

1. Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử: Theo lộ trình của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp loại bỏ hoàn toàn rủi ro mất mát vật lý.
2. Lưu trữ khoa học: Nếu vẫn dùng hóa đơn giấy, cần có tủ lưu trữ chuyên dụng, chống cháy nổ và phân quyền quản lý chặt chẽ.
3. Kiểm tra định kỳ: Thường xuyên đối soát giữa sổ sách và hóa đơn thực tế để phát hiện sớm các trường hợp thất lạc.

Việc lập biên bản mất hóa đơn kịp thời và đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn là cách bảo vệ quyền lợi chính đáng khi làm việc với cơ quan Thuế.