Quy trình xử lý khi phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc bảo quản hóa đơn là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, nếu chẳng may xảy ra sự cố mất, cháy hoặc hỏng hóa đơn, doanh nghiệp cần bình tĩnh thực hiện các bước theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

Cụ thể, theo quy định tại Điều 28 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo với cơ quan thuế:

"Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh khi phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này trong thời hạn chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc."

Lưu ý rằng, nếu ngày cuối cùng của thời hạn trùng với ngày nghỉ theo quy định thì ngày cuối cùng được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Mức xử phạt hành chính đối với hành vi làm mất hóa đơn

Việc làm mất, cháy, hỏng hóa đơn không chỉ gây khó khăn trong công tác kế toán mà còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính. Mức phạt hiện nay được quy định rất rõ ràng tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Theo Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn có thể dao động từ phạt cảnh cáo đến phạt tiền lên tới 10 triệu đồng, tùy thuộc vào tính chất và thời điểm phát hiện sự việc:

• Phạt cảnh cáo: Áp dụng đối với trường hợp làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên 2 giao cho khách hàng) trong quá trình lưu trữ, nhưng người bán đã tìm lại được hóa đơn trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định kiểm tra.
• Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng: Áp dụng cho hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập.
• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng: Áp dụng cho hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên 2 giao cho khách hàng) để người mua làm thủ tục thanh toán, kê khai thuế.

Lời khuyên cho doanh nghiệp để tránh bị phạt "oan"

Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng hóa đơn điện tử theo lộ trình của Chính phủ. Với hóa đơn điện tử, dữ liệu được lưu trữ an toàn trên hệ thống của cơ quan thuế và đơn vị cung cấp giải pháp, giúp loại bỏ hoàn toàn nguy cơ mất, cháy, hỏng hóa đơn giấy truyền thống.

Trong trường hợp vẫn sử dụng hóa đơn giấy (đối với một số đối tượng đặc thù), kế toán cần thực hiện lưu trữ khoa học, có tủ hồ sơ chống cháy và thường xuyên kiểm kê định kỳ. Khi xảy ra sự cố, hãy lập tức lập biên bản ghi nhận và thông báo cho cơ quan thuế trong thời hạn 05 ngày để được hưởng các tình tiết giảm nhẹ hoặc chỉ bị phạt cảnh cáo nếu đáp ứng đủ điều kiện.