Việc thất lạc giấy tờ khi đang sinh sống tại nước ngoài luôn là nỗi lo của nhiều gia đình Việt. Đặc biệt, đối với trẻ em sinh ra tại nước ngoài nhưng mang quốc tịch Việt Nam, việc đăng ký lại khai sinh khi bản chính và sổ hộ tịch đều không còn lưu giữ là một thủ tục quan trọng để đảm bảo quyền lợi pháp lý. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình này theo quy định mới nhất tại Quyết định 3606/QĐ-BNG năm 2025.
Thủ tục đăng ký lại khai sinh tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý và điều kiện thực hiện

Theo quy định tại Quyết định 3606/QĐ-BNG năm 2025, thủ tục đăng ký lại việc khai sinh cho trẻ em sinh ra ở nước ngoài và có quốc tịch Việt Nam được áp dụng khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài đã đăng ký khai sinh tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài trước ngày 01/01/2016 nhưng sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh đều bị mất.
• Người được đăng ký lại khai sinh phải còn sống tại thời điểm yêu cầu.
• Người yêu cầu có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại khai sinh.

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm những gì?

Để thực hiện thủ tục này, người dân cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ theo hướng dẫn tại Thông tư 04/2024/TT-BTP và Thông tư 04/2020/TT-BTP.

Giấy tờ phải xuất trình

• Hộ chiếu hoặc Chứng minh nhân dân, thẻ Căn cước, Căn cước điện tử hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng.
• Giấy tờ chứng minh đang cư trú ở nước sở tại (nếu có).
• Trường hợp đã có số định danh cá nhân, có thể xuất trình thẻ Căn cước hoặc Căn cước điện tử để chứng minh nhân thân.

Giấy tờ phải nộp

• Tờ khai đăng ký lại khai sinh theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan về việc đã đăng ký khai sinh nhưng không còn lưu giữ được bản chính.
• Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ liên quan đến nội dung khai sinh như: Bản sao Giấy khai sinh cũ, CMND, Hộ chiếu, Sổ hộ khẩu (trước đây), Bằng tốt nghiệp, Học bạ...
• Văn bản ủy quyền (nếu có) theo quy định của pháp luật.

Giấy tờ cần thiết để đăng ký lại khai sinh cho trẻ em tại nước ngoài (ảnh minh họa)

Trình tự và cách thức thực hiện

Người yêu cầu có thể lựa chọn một trong các phương thức sau để nộp hồ sơ:

• Nộp trực tiếp: Tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nơi đã đăng ký khai sinh trước đây.
• Gửi qua bưu chính: Hồ sơ được gửi qua hệ thống bưu điện đến cơ quan có thẩm quyền.
• Nộp trực tuyến: Thực hiện qua môi trường điện tử nếu Cơ quan đại diện đã triển khai phần mềm đăng ký hộ tịch điện tử dùng chung.

Thời hạn giải quyết thông thường là 05 ngày làm việc. Trong trường hợp cần phải xác minh thêm thông tin, thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 25 ngày làm việc.

"Việc đăng ký lại khai sinh chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu nộp đủ bản sao các giấy tờ liên quan và cam đoan về tính xác thực của thông tin. Nếu phát hiện cam đoan không đúng sự thật, việc đăng ký sẽ không có giá trị pháp lý."

Một số lưu ý quan trọng

Giấy tờ do cơ quan nước sở tại cấp để sử dụng đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện Việt Nam không phải hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực. Tuy nhiên, các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh theo quy định.

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ hoặc cần tư vấn sâu hơn về các quy định tại Nghị định 123/2015/NĐ-CP, hãy liên hệ với các chuyên gia pháp lý để được hỗ trợ kịp thời.