Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của mỗi cá nhân, là căn cứ pháp lý quan trọng nhất để xác định nhân thân, quốc tịch và các quyền lợi dân sự liên quan. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng và lưu trữ, không ít trường hợp công dân bị thất lạc hoặc làm mất bản gốc. Vậy trong bối cảnh năm 2021, khi Giấy khai sinh bản gốc bị mất và sổ hộ tịch cũng không còn lưu trữ, người dân cần thực hiện thủ tục đăng ký lại như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết dựa trên các quy định pháp luật hiện hành.

1. Điều kiện để được đăng ký lại khai sinh

Không phải mọi trường hợp mất Giấy khai sinh đều được đăng ký lại. Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, việc đăng ký lại khai sinh chỉ được thực hiện khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Việc khai sinh đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016.
• Cả Sổ hộ tịch và bản chính Giấy khai sinh đều bị mất. Trường hợp Sổ hộ tịch còn lưu trữ thì người dân chỉ được cấp trích lục khai sinh chứ không được đăng ký lại.
• Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh phải còn sống tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ.
• Người yêu cầu có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu liên quan đến việc đăng ký khai sinh.

Điều 24. Điều kiện đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử
1. Việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.
2. Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có liên quan đến việc đăng ký lại.
3. Việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu còn sống tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

2. Thẩm quyền thực hiện đăng ký lại khai sinh

Căn cứ Điều 25 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, thẩm quyền giải quyết được quy định linh hoạt nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người dân:

• Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây: Đây là cơ quan có thẩm quyền gốc.
• UBND cấp xã nơi người yêu cầu thường trú: Trong trường hợp người dân đã chuyển nơi cư trú, họ có thể thực hiện tại nơi đang sinh sống để tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.

3. Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị

Theo hướng dẫn tại Thông tư 04/2020/TT-BTP, hồ sơ bao gồm:

3.1. Giấy tờ phải nộp

• Tờ khai đăng ký lại khai sinh (theo mẫu quy định).
• Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc các tài liệu khác có thông tin liên quan đến nội dung khai sinh như: Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền cấp hợp lệ; Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu; Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú; Bằng tốt nghiệp, Học bạ...
• Đối với cán bộ, công chức, viên chức, người trong lực lượng vũ trang: Phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan về việc các thông tin khai sinh phù hợp với hồ sơ quản lý.

3.2. Giấy tờ phải xuất trình

• Hộ chiếu hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân (còn giá trị sử dụng) để chứng minh nhân thân.
• Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền (trong giai đoạn chuyển tiếp).

4. Quy trình và thời gian giải quyết

Quy trình thực hiện được quy định chặt chẽ tại Luật Hộ tịch 2014 và các văn bản hướng dẫn:

• Bước 1: Người yêu cầu nộp hồ sơ tại UBND cấp xã có thẩm quyền.
• Bước 2: Công chức tư pháp - hộ tịch kiểm tra hồ sơ. Nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác và việc đăng ký lại khai sinh là đúng quy định thì báo cáo Chủ tịch UBND cấp xã.
• Bước 3: Chủ tịch UBND cấp xã ký cấp Giấy khai sinh cho người yêu cầu.

Thời hạn giải quyết: Thông thường là 05 ngày làm việc. Trường hợp cần xác minh (ví dụ đăng ký tại nơi thường trú khác với nơi đăng ký trước đây) thì thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 25 ngày làm việc.

5. Lệ phí đăng ký lại khai sinh

Mức lệ phí do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định. Tại các thành phố lớn như Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, mức phí thường dao động từ 5.000 đồng (tại UBND cấp xã) đến 50.000 đồng (tại UBND cấp huyện đối với trường hợp có yếu tố nước ngoài). Các đối tượng chính sách, hộ nghèo, người khuyết tật được miễn lệ phí theo quy định.

Việc đăng ký lại khai sinh là quyền lợi và cũng là trách nhiệm của mỗi công dân để đảm bảo tính thống nhất của thông tin nhân thân trong các giao dịch dân sự và hành chính. Nếu gặp khó khăn trong quá trình thực hiện, người dân nên chủ động liên hệ với cơ quan tư pháp địa phương để được hướng dẫn cụ thể hơn.