Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là "giấy khai sinh" pháp lý quan trọng nhất của mỗi thực thể kinh doanh. Đối với loại hình công ty cổ phần với cơ cấu cổ đông phức tạp, việc thất lạc hoặc làm hư hỏng văn bản này không chỉ gây khó khăn trong các giao dịch dân sự mà còn tiềm ẩn rủi ro pháp lý khi cơ quan chức năng kiểm tra. Vậy trong bối cảnh năm 2018, doanh nghiệp cần làm gì để được cấp lại tấm bằng kinh doanh này?

1. Các trường hợp được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Căn cứ theo quy định tại Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2014, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện việc cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho công ty cổ phần trong các trường hợp sau đây:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị mất;
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy dưới hình thức khác;
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị hư hỏng đến mức không thể sử dụng được.

Lưu ý: Khi yêu cầu cấp lại do bị hư hỏng, doanh nghiệp phải nộp lại bản gốc Giấy chứng nhận cũ cho cơ quan đăng ký.

2. Thành phần hồ sơ cấp lại đăng ký kinh doanh năm 2018

Theo hướng dẫn tại Điều 58 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, công ty cổ phần cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ sau:

• Giấy đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Mẫu giấy này được quy định tại Phụ lục II-18 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT.
• Văn bản ủy quyền: Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi nộp hồ sơ, cần có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục.
• Giấy tờ chứng thực cá nhân: Bản sao hợp lệ Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.

3. Trình tự thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Quy trình cấp lại đăng ký kinh doanh cho công ty cổ phần được thực hiện qua các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh, thành phố nơi công ty đặt trụ sở chính. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức nộp qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tiết kiệm thời gian.

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy biên nhận. Nếu hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung, cơ quan đăng ký sẽ ra thông báo bằng văn bản trong vòng 03 ngày làm việc.

Bước 3: Nhận kết quả

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho công ty.

4. Lệ phí cấp lại đăng ký kinh doanh năm 2018

Về mức phí và lệ phí, doanh nghiệp cần đối chiếu với quy định tại Thông tư 130/2017/TT-BTC. Cụ thể:

Lệ phí cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là 100.000 đồng/lần.

Đặc biệt, nếu doanh nghiệp thực hiện đăng ký qua mạng điện tử, mức lệ phí này có thể được miễn hoặc giảm tùy theo các chương trình cải cách hành chính tại thời điểm đó nhằm khuyến khích dịch vụ công trực tuyến.

5. Mất giấy phép kinh doanh có bị phạt tiền không?

Nhiều chủ doanh nghiệp lo lắng về việc bị xử phạt hành chính khi làm mất giấy phép. Tuy nhiên, theo quy định tại Nghị định 50/2016/NĐ-CP, hành vi làm mất Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không thuộc diện bị xử phạt tiền.

Dù không bị phạt, nhưng việc thiếu hụt giấy tờ này sẽ khiến doanh nghiệp gặp bế tắc khi thực hiện các thủ tục như: Mở tài khoản ngân hàng, thay đổi nội dung đăng ký thuế, ký kết hợp đồng kinh tế lớn hoặc khi có đoàn thanh tra liên ngành kiểm tra đột xuất. Do đó, ngay khi phát hiện mất, công ty cổ phần nên tiến hành thủ tục cấp lại ngay lập tức để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thông suốt.

Hy vọng những hướng dẫn trên đây sẽ giúp các quý doanh nghiệp sớm hoàn thiện thủ tục cấp lại đăng ký kinh doanh trong năm 2018 một cách thuận lợi nhất.