Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, việc quản lý hóa đơn là một trong những nhiệm vụ trọng yếu của bộ phận kế toán. Tuy nhiên, không ít trường hợp doanh nghiệp gặp phải sự cố ngoài ý muốn như mất, cháy hoặc hỏng hóa đơn. Tại thời điểm năm 2020, các quy định về xử lý tình huống này cực kỳ nghiêm ngặt, đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm vững quy trình để tránh những khoản phạt hành chính không đáng có.

1. Căn cứ pháp lý điều chỉnh việc mất, cháy, hỏng hóa đơn

Tính đến tháng 6/2020, việc quản lý và xử lý hóa đơn bị mất, cháy, hỏng được thực hiện theo các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Nghị định 109/2013/NĐ-CP và Nghị định 49/2016/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn.

2. Quy trình 3 bước xử lý khi mất, cháy, hỏng hóa đơn

Theo quy định tại Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC, khi phát hiện sai sót hoặc sự cố về hóa đơn, doanh nghiệp cần thực hiện ngay các bước sau:

Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sự việc

Doanh nghiệp phải lập biên bản về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trong biên bản cần ghi rõ: tên loại hóa đơn, mẫu số, ký hiệu, từ số... đến số, số lượng và đặc biệt là lý do xảy ra sự cố. Biên bản này phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu của đơn vị.

Bước 2: Nộp báo cáo cho cơ quan Thuế (Mẫu BC21/AC)

Sau khi lập biên bản, doanh nghiệp phải lập Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn (Mẫu số BC21/AC) để nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Đây là thủ tục bắt buộc để cơ quan thuế ghi nhận và vô hiệu hóa các số hóa đơn đã mất, tránh việc bị lợi dụng để gian lận thuế.

Bước 3: Lưu trữ hồ sơ liên quan

Doanh nghiệp cần lưu giữ biên bản và bản sao báo cáo đã có xác nhận của cơ quan thuế để phục vụ công tác quyết toán thuế và giải trình sau này.

3. Thời hạn báo cáo và mức xử phạt vi phạm

Thời hạn để nộp báo cáo BC21/AC là không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng trùng với ngày nghỉ theo quy định thì ngày cuối cùng được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Nếu doanh nghiệp chậm trễ hoặc không báo cáo, mức phạt sẽ được áp dụng theo Nghị định 49/2016/NĐ-CP như sau:

"Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn khi hóa đơn chưa đến hạn lưu trữ."

Tuy nhiên, pháp luật cũng có những quy định giảm nhẹ hoặc miễn phạt trong các trường hợp bất khả kháng như thiên tai, hỏa hoạn hoặc do lỗi của bên thứ ba (đơn vị vận chuyển) nếu có đầy đủ chứng cứ chứng minh.

4. Lời khuyên cho doanh nghiệp

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên sớm chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo lộ trình của Chính phủ. Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ loại bỏ hoàn toàn nguy cơ mất, cháy, hỏng vật lý, đồng thời giúp việc tra cứu và báo cáo trở nên thuận tiện, minh bạch hơn.

Trong trường hợp vẫn sử dụng hóa đơn giấy, kế toán cần thực hiện kiểm kê định kỳ và bảo quản hóa đơn trong tủ hồ sơ chống cháy, có khóa an toàn để đảm bảo tính toàn vẹn của chứng từ kế toán.