Trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính và chuyển đổi số quốc gia, giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội (BHXH) đã có những bước tiến vượt bậc. Đặc biệt, vào thời điểm cuối năm 2020, các doanh nghiệp đang đứng trước yêu cầu cấp thiết về việc hiện đại hóa quy trình kê khai để đảm bảo quyền lợi cho người lao động một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

Xu hướng giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội năm 2020

Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2014, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý BHXH là một trong những ưu tiên hàng đầu. Đến năm 2020, hầu hết các thủ tục từ đăng ký tham gia, điều chỉnh mức đóng đến giải quyết các chế độ ngắn hạn đều đã được thực hiện qua môi trường mạng.

Việc triển khai giao dịch điện tử không chỉ là xu hướng mà còn là quy định pháp lý bắt buộc được cụ thể hóa tại Nghị định 166/2016/NĐ-CP. Điều này giúp loại bỏ các rào cản về khoảng cách địa lý, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công và rút ngắn thời gian chờ đợi tại cơ quan bảo hiểm.

Tiêu chuẩn lựa chọn phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử uy tín

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH (I-VAN). Tuy nhiên, để lựa chọn được phần mềm thực sự uy tín, doanh nghiệp cần đối chiếu với các tiêu chuẩn sau:

1. Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ theo Nghị định 166/2016/NĐ-CP

Một phần mềm uy tín phải đảm bảo thực hiện đầy đủ các giao dịch điện tử quy định tại Điều 4 Nghị định 166/2016/NĐ-CP, bao gồm:

• Đăng ký tham gia và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.
• Giải quyết và chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN.
• Kê khai thu, nộp BHXH, BHYT, BHTN.

2. Tính ổn định và khả năng bảo mật thông tin

Do dữ liệu bảo hiểm liên quan trực tiếp đến thông tin cá nhân và tiền lương của người lao động, phần mềm phải có hệ thống bảo mật đa lớp, đảm bảo tính toàn vẹn của chứng từ điện tử. Đồng thời, đường truyền kết nối với cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam phải ổn định, tránh tình trạng nghẽn mạng trong các kỳ cao điểm kê khai cuối tháng.

Lợi ích thiết thực khi doanh nghiệp triển khai phần mềm I-VAN

Việc sử dụng phần mềm kê khai BHXH điện tử mang lại những giá trị vượt trội so với phương thức nộp hồ sơ giấy truyền thống:

• Tiết kiệm thời gian: Doanh nghiệp không còn phải trực tiếp đến cơ quan BHXH, mọi thao tác đều thực hiện tại văn phòng.
• Giảm thiểu chi phí: Cắt giảm chi phí in ấn, lưu trữ hồ sơ giấy và chi phí đi lại.
• Quản lý khoa học: Hệ thống tự động lưu trữ lịch sử kê khai, giúp dễ dàng tra cứu và đối soát dữ liệu khi cần thiết.
• Hỗ trợ kịp thời: Các nhà cung cấp phần mềm uy tín thường có đội ngũ tư vấn nghiệp vụ 24/7, giúp tháo gỡ khó khăn ngay lập tức cho kế toán.

"Giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội là việc các cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện các thủ tục hành chính về bảo hiểm xã hội bằng phương tiện điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ I-VAN."

Lời khuyên cho doanh nghiệp khi lựa chọn nhà cung cấp

Trong năm 2020, với sự bùng nổ của các giải pháp công nghệ, doanh nghiệp nên ưu tiên các nhà cung cấp có kinh nghiệm lâu năm và được cơ quan BHXH Việt Nam chính thức ký hợp đồng triển khai dịch vụ I-VAN. Ngoài ra, việc dùng thử phần mềm để đánh giá giao diện người dùng và tính năng hỗ trợ tự động lập hồ sơ cũng là một bước quan trọng trước khi quyết định ký kết hợp đồng dài hạn.

Việc tuân thủ đúng các quy định tại Quyết định 08/2015/QĐ-TTg về thí điểm giao dịch điện tử sẽ tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong kỷ nguyên số.