Từ ngày 01/07/2022, việc áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành quy định bắt buộc đối với toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và hộ kinh doanh trên phạm vi cả nước. Đối với loại hình Công ty cổ phần thường có quy mô giao dịch lớn và hệ thống kế toán phức tạp, việc nắm vững lộ trình và quy trình chuyển đổi không chỉ là nghĩa vụ tuân thủ pháp luật mà còn là chìa khóa để tối ưu hóa quản trị tài chính. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện và hướng dẫn chi tiết nhất để doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi thành công.

1. Hóa đơn điện tử là gì và tại sao phải chuyển đổi trước tháng 7/2022?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được định nghĩa là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế.

Việc chuyển đổi sang HĐĐT mang lại những lợi ích đột phá cho Công ty cổ phần:

• Tiết kiệm chi phí: Loại bỏ hoàn toàn chi phí in ấn, giấy tờ, mực in và phí vận chuyển hóa đơn qua bưu điện.
• An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử không thể bị làm giả, không lo bị cháy, hỏng hay thất lạc như hóa đơn giấy.
• Tối ưu vận hành: Dữ liệu hóa đơn được tích hợp trực tiếp vào phần mềm kế toán, giúp việc kê khai thuế và đối soát dữ liệu trở nên nhanh chóng, chính xác.

2. Phân loại hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất

Căn cứ vào phương thức quản lý của cơ quan thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP chia HĐĐT thành hai loại chính:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Là loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi doanh nghiệp gửi cho người mua. Mã này là một chuỗi ký tự duy nhất giúp định danh hóa đơn trên hệ thống của Tổng cục Thuế.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Dành cho các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, vận tải... hoặc các doanh nghiệp đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin và có giao dịch trực tiếp với cơ quan thuế theo phương thức điện tử.

3. Điều kiện cần thiết để Công ty cổ phần đăng ký thành công

Để quá trình đăng ký diễn ra thông suốt, bộ phận kế toán của Công ty cổ phần cần chuẩn bị kỹ lưỡng các yếu tố sau:

• Chữ ký số (Digital Signature): Đây là công cụ bắt buộc để xác thực tính pháp lý của hóa đơn. Doanh nghiệp cần kiểm tra thời hạn hiệu lực của Token và đảm bảo đã cập nhật thông tin chữ ký số mới nhất với cơ quan thuế.
• Hạ tầng kỹ thuật: Máy tính có kết nối internet ổn định, trình duyệt phù hợp để truy cập cổng thông tin điện tử.
• Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp: Nên ưu tiên các đơn vị uy tín, có hệ thống lưu trữ đạt chuẩn và dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật 24/7.

4. Quy trình 5 bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trực tuyến

Công ty cổ phần thực hiện đăng ký theo trình tự sau:

1. Bước 1: Lập tờ khai đăng ký. Doanh nghiệp truy cập vào phần mềm HĐĐT hoặc Cổng thông tin của Tổng cục Thuế để lập Tờ khai theo Mẫu số 01/ĐK-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
2. Bước 2: Lựa chọn hình thức hóa đơn. Xác định rõ doanh nghiệp thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế.
3. Bước 3: Ký số và gửi tờ khai. Sử dụng chữ ký số hợp lệ để ký lên tờ khai điện tử và nhấn gửi hệ thống.
4. Bước 4: Tiếp nhận phản hồi. Trong vòng 15 phút kể từ khi gửi, hệ thống sẽ gửi thông báo về việc tiếp nhận tờ khai.
5. Bước 5: Nhận kết quả phê duyệt. Trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận hoặc từ chối đăng ký.

5. Xử lý hóa đơn giấy tồn đọng và thời hạn lưu trữ dữ liệu

Một sai lầm phổ biến của nhiều doanh nghiệp là vẫn song song sử dụng hóa đơn giấy sau khi đã được chấp nhận sử dụng HĐĐT. Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng và thực hiện thủ tục tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng.

Về việc lưu trữ, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trong thời hạn 10 năm theo quy định của Luật Kế toán. Doanh nghiệp cần có phương án sao lưu dữ liệu định kỳ để tránh mất mát do sự cố kỹ thuật.

6. Chế tài xử phạt vi phạm về hóa đơn điện tử

Các Công ty cổ phần cần đặc biệt lưu ý về thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn để tránh bị xử phạt hành chính. Căn cứ Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt được quy định như sau:

• Phạt từ 2 - 5 triệu đồng: Chậm chuyển dữ liệu từ 01 đến 05 ngày làm việc.
• Phạt từ 5 - 8 triệu đồng: Chậm chuyển dữ liệu từ 06 đến 10 ngày làm việc.
• Phạt từ 10 - 20 triệu đồng: Chậm chuyển dữ liệu từ 11 ngày làm việc trở lên hoặc không chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế.

Việc chủ động chuyển đổi sớm không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản lý và vận hành. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp quý doanh nghiệp thực hiện lộ trình hóa đơn điện tử 2022 một cách thuận lợi nhất.