Xây dựng hệ thống thang lương, bảng lương là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của bộ phận nhân sự trong mỗi doanh nghiệp. Nó không chỉ đơn thuần là một bản danh sách các con số, mà còn là "xương sống" định hình chính sách đãi ngộ, thu hút nhân tài và đảm bảo tính công bằng nội bộ. Tuy nhiên, kể từ khi Bộ luật Lao động 2019 có hiệu lực, nhiều doanh nghiệp vẫn còn lúng túng trước những thay đổi mang tính bước ngoặt về thủ tục hành chính.

1. Thang, bảng lương - Công cụ quản trị hay chỉ là thủ tục đối phó?

Về mặt pháp lý, thang lương, bảng lương là hệ thống các nhóm lương, ngạch lương và các bậc lương được thiết kế làm cơ sở để trả lương cho người lao động. Theo quy định tại khoản 1 Điều 93 Bộ luật Lao động 2019:

"Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động."

Thực tế cho thấy, một bảng lương minh bạch giúp người lao động nhìn thấy lộ trình thăng tiến và phát triển của mình, từ đó tạo động lực phấn đấu bền vững. Ngược lại, việc xây dựng hời hợt chỉ để "đối phó" với cơ quan thanh tra thường dẫn đến những tranh chấp lao động không đáng có.

2. Bước ngoặt 2021: Doanh nghiệp chính thức được "cởi trói" thủ tục thông báo

Trước đây, theo quy định cũ, doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên bắt buộc phải làm thủ tục đăng ký thang, bảng lương với cơ quan quản lý nhà nước. Đây từng là một rào cản hành chính gây tốn kém thời gian cho các công ty cổ phần.

Tuy nhiên, một tin vui là từ ngày 01/01/2021, theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp không còn phải nộp hay thông báo thang, bảng lương cho cơ quan nhà nước nữa. Thay vào đó, quyền tự quyết được trao lại cho doanh nghiệp, đi kèm với trách nhiệm tự chịu trách nhiệm và tuân thủ các nguyên tắc dân chủ tại cơ sở.

3. Quy trình 4 bước lập thang, bảng lương chuẩn chỉnh cho công ty cổ phần

Dù không phải thông báo, nhưng để đảm bảo tính pháp lý, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình sau:

Bước 1: Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động

Đây là yêu cầu bắt buộc. Doanh nghiệp phải lấy ý kiến của Ban chấp hành công đoàn cơ sở (hoặc tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở). Nếu chưa có tổ chức này, doanh nghiệp nên lấy ý kiến tập thể người lao động để đảm bảo sự đồng thuận.

Bước 2: Xây dựng dựa trên mức lương tối thiểu vùng mới nhất

Thang lương phải được xây dựng dựa trên mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định. Hiện nay, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý áp dụng mức lương theo Nghị định 74/2024/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2024. Việc trả lương thấp hơn mức tối thiểu vùng là hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng.

Bước 3: Ban hành và công khai tại nơi làm việc

Sau khi hoàn thiện, người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần ký quyết định ban hành. Quan trọng nhất, thang, bảng lương phải được công bố công khai tại nơi làm việc để mọi người lao động đều biết và theo dõi.

Bước 4: Lưu trữ hồ sơ nội bộ

Dù không nộp cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, nhưng doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ hồ sơ (bao gồm cả biên bản lấy ý kiến công đoàn) để xuất trình khi có đoàn thanh tra kiểm tra đột xuất.

4. Rủi ro pháp lý: Đừng để "mất bò mới lo làm chuồng"

Việc được tự chủ không đồng nghĩa với việc muốn làm thế nào cũng được. Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, các hành vi vi phạm về tiền lương sẽ bị xử phạt rất nặng. Cụ thể, tại Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định:

• Phạt tiền từ 5 - 10 triệu đồng đối với hành vi không công bố công khai thang lương, bảng lương tại nơi làm việc trước khi thực hiện.
• Phạt tiền từ 5 - 10 triệu đồng nếu không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động khi xây dựng thang lương.

Lời khuyên từ chuyên gia: Các công ty cổ phần nên chủ động rà soát lại hệ thống lương định kỳ hàng năm, đặc biệt là mỗi khi có sự thay đổi về mức lương tối thiểu vùng, để vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật, vừa tối ưu hóa chi phí vận hành và giữ chân nhân sự giỏi.