Việc mở rộng quy mô kinh doanh thông qua các địa điểm kinh doanh là chiến lược phổ biến của các công ty cổ phần hiện nay. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn còn lúng túng trong việc phân biệt giữa địa điểm kinh doanh và chi nhánh, cũng như các quy định khắt khe về địa chỉ đặt trụ sở. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện và hướng dẫn chi tiết thủ tục này theo bối cảnh pháp luật năm 2018.

1. Địa điểm kinh doanh là gì? Căn cứ pháp lý năm 2018

Theo quy định tại Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2014, địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể. Khác với chi nhánh hay văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh có chức năng đơn giản hơn, chủ yếu tập trung vào việc thực hiện các hoạt động kinh doanh trực tiếp của doanh nghiệp.

"Địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể."

Một lưu ý quan trọng tại thời điểm tháng 8/2018, theo Điều 33 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp chỉ được lập địa điểm kinh doanh tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh. Đây là điểm hạn chế mà các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu tâm khi lên kế hoạch mở rộng thị trường liên tỉnh.

2. So sánh Địa điểm kinh doanh và Chi nhánh

Nhiều doanh nghiệp băn khoăn nên chọn hình thức nào. Dưới đây là bảng so sánh dựa trên các tiêu chí pháp lý hiện hành:

• Ngành nghề kinh doanh: Địa điểm kinh doanh chỉ được hoạt động trong phạm vi các ngành nghề mà công ty mẹ đã đăng ký. Trong khi đó, chi nhánh có thể đăng ký tất cả hoặc một phần ngành nghề của công ty.
• Con dấu và Hợp đồng: Địa điểm kinh doanh không có con dấu riêng và không được nhân danh mình ký kết hợp đồng (trừ khi có ủy quyền từ công ty mẹ). Chi nhánh có con dấu và quyền chủ động cao hơn.
• Hạch toán và Thuế: Địa điểm kinh doanh hạch toán phụ thuộc hoàn toàn vào công ty mẹ. Về thuế, địa điểm kinh doanh chỉ phải nộp thuế môn bài (lệ phí môn bài), còn chi nhánh phải thực hiện đầy đủ các loại thuế như GTGT, TNDN nếu hạch toán độc lập.

3. Điều kiện và yêu cầu về địa chỉ, tên gọi

3.1. Tên địa điểm kinh doanh

Tên địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Cấu trúc tên thường bao gồm: Địa điểm kinh doanh + Tên doanh nghiệp + Tên riêng (nếu có). Doanh nghiệp phải thực hiện treo biển hiệu tại địa điểm kinh doanh theo đúng quy định để tránh bị xử phạt hành chính.

3.2. Địa chỉ đặt địa điểm kinh doanh

Đây là vấn đề "nóng" trong năm 2018. Căn cứ Luật Nhà ở 2014, doanh nghiệp tuyệt đối không được đặt địa điểm kinh doanh tại căn hộ chung cư hoặc nhà tập thể có chức năng để ở. Chỉ những khu vực có chức năng thương mại, dịch vụ mới được phép đăng ký. Khi nộp hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh có thể yêu cầu giải trình hoặc kiểm tra thực tế nếu có nghi ngờ về chức năng của địa chỉ.

4. Quy trình và Hồ sơ thành lập địa điểm kinh doanh năm 2018

Thủ tục này hiện nay đã được đơn giản hóa đáng kể thông qua hệ thống đăng ký trực tuyến.

4.1. Thành phần hồ sơ

Hồ sơ bao gồm Thông báo lập địa điểm kinh doanh (theo mẫu quy định tại Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT). Nội dung thông báo phải có:

• Mã số doanh nghiệp;
• Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp hoặc tên và địa chỉ chi nhánh (trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh);
• Tên địa điểm kinh doanh dự kiến;
• Địa chỉ của địa điểm kinh doanh;
• Lĩnh vực hoạt động của địa điểm kinh doanh;
• Họ, tên, nơi cư trú, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu của người đứng đầu địa điểm kinh doanh;
• Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

4.2. Trình tự thực hiện

Bước 1: Doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt địa điểm kinh doanh trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập địa điểm kinh doanh.

Bước 2: Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ và nhập thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Trong vòng 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh. Nếu không hợp lệ, cơ quan chức năng sẽ ra thông báo sửa đổi, bổ sung bằng văn bản.

5. Nghĩa vụ thuế và Lệ phí môn bài

Sau khi có giấy phép, doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ thuế. Theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP, mức lệ phí môn bài đối với địa điểm kinh doanh là 1.000.000 đồng/năm. Nếu thành lập trong 6 tháng đầu năm, doanh nghiệp nộp mức cả năm; nếu thành lập trong 6 tháng cuối năm, nộp 50% mức lệ phí cả năm.

Việc chậm trễ kê khai và nộp lệ phí môn bài có thể dẫn đến các khoản phạt không đáng có, ảnh hưởng đến uy tín và hồ sơ pháp lý của công ty cổ phần trên hệ thống quản lý thuế quốc gia.

Kết luận

Lập địa điểm kinh doanh là bước đi cần thiết để tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định về địa chỉ và phạm vi địa lý (trong cùng tỉnh/thành phố) để đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật năm 2018. Hy vọng những hướng dẫn trên sẽ giúp quý doanh nghiệp thực hiện thủ tục một cách nhanh chóng và chính xác nhất.