Tầm quan trọng của việc khai bổ sung tờ khai hải quan đúng quy định

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc phát sinh sai sót trên tờ khai hải quan là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, kể từ khi Thông tư 39/2018/TT-BTC có hiệu lực (sửa đổi, bổ sung Thông tư 38/2015/TT-BTC), quy trình khai bổ sung đã được siết chặt và minh bạch hơn. Đối với các doanh nghiệp tư nhân, việc nắm vững cách khai Mẫu số 05 về khai bổ sung hàng hóa xuất nhập khẩu là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính hợp pháp của lô hàng và tối ưu hóa quy trình thông quan.

Căn cứ pháp lý và các trường hợp được khai bổ sung

Theo quy định tại Điều 29 Luật Hải quan 2014, người khai hải quan được thực hiện khai bổ sung trong các trường hợp sau:

• Trước thời điểm kiểm tra thực tế hàng hóa: Doanh nghiệp tự phát hiện sai sót và chủ động khai báo.
• Sau khi thông quan: Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày thông quan và trước khi cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra thuế, thanh tra tại trụ sở người khai hải quan.
• Quá thời hạn 60 ngày: Vẫn được khai bổ sung nhưng sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật về thuế và xử phạt vi phạm hành chính.

Hướng dẫn chi tiết cách khai thông tin tờ khai bổ sung (Mẫu số 05)

Việc khai báo hiện nay chủ yếu thực hiện qua hệ thống VNACCS/VCIS. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các chỉ tiêu thông tin quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý:

1. Thông tin chung về tờ khai

• Số tờ khai bổ sung (Chỉ tiêu 5.1): Doanh nghiệp không cần nhập, hệ thống sẽ tự động cấp sau khi gửi tờ khai thành công.
• Cơ quan hải quan (Chỉ tiêu 5.3): Phải nhập đúng mã Chi cục Hải quan nơi đã đăng ký tờ khai ban đầu.
• Số tờ khai ban đầu (Chỉ tiêu 5.4): Nhập chính xác số tờ khai xuất khẩu hoặc nhập khẩu cần điều chỉnh.

2. Nội dung khai báo chi tiết

Đây là phần quan trọng nhất để cơ quan hải quan đối chiếu và phê duyệt:

• Chỉ tiêu thông tin khai bổ sung (Chỉ tiêu 5.12): Ghi rõ tên trường dữ liệu bị sai (Ví dụ: Đơn giá, Mã HS, Số lượng...).
• Nội dung trước và sau khi khai bổ sung (Chỉ tiêu 5.13 & 5.14): Phải thể hiện rõ sự thay đổi. Ví dụ: Trước khi khai là 100 USD, sau khi khai là 120 USD.
• Lý do (Chỉ tiêu 5.15): Cần giải trình ngắn gọn nhưng đầy đủ (Ví dụ: Do đối tác gửi nhầm hóa đơn, do sai sót trong khâu nhập liệu...).
• Chứng từ chứng minh (Chỉ tiêu 5.16): Liệt kê các tài liệu đính kèm như Hợp đồng, Hóa đơn (Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List) bản điều chỉnh.

"Người khai hải quan phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của nội dung khai bổ sung và các chứng từ kèm theo."

Lời khuyên cho doanh nghiệp để tránh sai sót

Để hạn chế việc phải khai bổ sung, doanh nghiệp nên thiết lập quy trình kiểm tra chéo giữa bộ phận kho và bộ phận chứng từ. Đặc biệt, cần thường xuyên cập nhật các danh mục hàng hóa và mã HS mới nhất để tránh áp sai thuế suất. Việc khai bổ sung quá nhiều lần có thể làm giảm điểm đánh giá tuân thủ của doanh nghiệp trên hệ thống quản lý rủi ro của ngành Hải quan.

Hy vọng hướng dẫn trên sẽ giúp quý doanh nghiệp thực hiện thủ tục khai bổ sung một cách nhanh chóng và chính xác nhất trong bối cảnh quy định pháp luật ngày càng chặt chẽ.