Trong hoạt động kinh doanh thực tế, không ít trường hợp doanh nghiệp gặp khó khăn khi khách hàng cá nhân từ chối cung cấp thông tin cá nhân như tên, địa chỉ hay mã số thuế. Vậy trong tình huống này, người bán phải xử lý ra sao để vừa đảm bảo đúng quy định pháp luật, vừa tránh các rủi ro bị xử phạt hành chính về hóa đơn? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết dựa trên các quy định mới nhất.

Nguyên tắc "vàng" khi lập hóa đơn điện tử

Theo quy định tại khoản 1 Điều 90 Luật Quản lý thuế 2019, việc lập hóa đơn điện tử phải tuân thủ nguyên tắc nghiêm ngặt:

“1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.”

Điều này có nghĩa là, về nguyên tắc chung, mọi giao dịch bán hàng đều phải có hóa đơn và hóa đơn đó phải chứa đựng đầy đủ các thông tin định danh của cả người bán và người mua. Tuy nhiên, pháp luật cũng mở ra những "cánh cửa" linh hoạt cho các trường hợp đặc thù.

Trường hợp nào được phép "trống" thông tin người mua?

Căn cứ vào Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có hai cấp độ ngoại lệ khi khách hàng không cung cấp thông tin:

• Không có mã số thuế: Nếu người mua là cá nhân không có mã số thuế, trên hóa đơn đơn giản là không phải thể hiện chỉ tiêu này.
• Không có tên, địa chỉ: Đây là trường hợp áp dụng cho các dịch vụ đặc thù được quy định tại khoản 14 Điều 10 của Nghị định này.

Lưu ý đặc biệt cho siêu thị và cửa hàng xăng dầu

Pháp luật quy định rất rõ về các mô hình bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng. Cụ thể:

• Tại siêu thị, trung tâm thương mại: Nếu người mua là cá nhân không kinh doanh, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có tên, địa chỉ và mã số thuế của họ.
• Bán xăng dầu: Đối với khách hàng cá nhân không kinh doanh, hóa đơn thậm chí còn được giản lược tối đa, không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế và cả chữ ký điện tử của người mua.

Mới đây, tại Công văn 3644/CTCTH-TTHT ngày 01/8/2024, Cục Thuế TP. Cần Thơ một lần nữa khẳng định: Khi bán hàng hóa, dịch vụ, Công ty bắt buộc phải lập hóa đơn. Trong đó, tên, địa chỉ, mã số thuế là nội dung bắt buộc. Chỉ khi thuộc các trường hợp đặc thù nêu trên thì mới được phép lược bỏ các thông tin này.

Kết luận và lời khuyên pháp lý

Việc nắm vững các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP sẽ giúp doanh nghiệp tự tin hơn trong việc xử lý các tình huống phát sinh với khách hàng. Nếu doanh nghiệp của bạn không thuộc nhóm đặc thù (siêu thị, xăng dầu...) mà khách hàng vẫn không cung cấp thông tin, hãy giải thích cho họ về nghĩa vụ pháp lý để đảm bảo hóa đơn được lập đúng quy định, tránh rủi ro bị cơ quan thuế kiểm tra và xử phạt.