Việc xác định đúng kỳ kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn tránh được những rủi ro về tiền chậm nộp hay xử phạt hành chính không đáng có. Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 126/2020/NĐ-CP, quy trình này đã có những thay đổi quan trọng mà kế toán doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

1. Nguyên tắc xác định kỳ kê khai thuế TNCN

Một trong những điểm mấu chốt mà doanh nghiệp cần nắm vững là nguyên tắc xác định kỳ kê khai. Theo khoản 1 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, thuế TNCN là loại thuế khai theo tháng. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể lựa chọn khai theo quý nếu đáp ứng các tiêu chí cụ thể.

Cụ thể, việc khai thuế theo quý được áp dụng đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập thuộc diện khấu trừ thuế TNCN mà tổ chức, cá nhân đó thuộc diện khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo quý và lựa chọn khai thuế TNCN theo quý. Điều này được quy định rõ tại điểm c khoản 2 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

"Thuế thu nhập cá nhân đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập thuộc diện khấu trừ thuế theo quy định của pháp luật thuế thu nhập cá nhân, mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đó thuộc diện khai thuế giá trị gia tăng theo quý và lựa chọn khai thuế thu nhập cá nhân theo quý..."

Lưu ý quan trọng: Việc khai thuế theo quý được xác định một lần kể từ quý đầu tiên phát sinh nghĩa vụ khai thuế và được áp dụng ổn định trong cả năm dương lịch.

2. Tiêu chí và điều kiện để được khai thuế theo quý

Để xác định mình có thuộc diện khai thuế theo quý hay không, doanh nghiệp cần căn cứ vào doanh thu của năm trước liền kề. Theo Điều 9 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, tiêu chí khai thuế GTGT theo quý (làm căn cứ để khai TNCN theo quý) là doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống.

Nếu doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động, kinh doanh thì được lựa chọn khai thuế theo quý. Sau khi hoạt động đủ 12 tháng thì từ năm dương lịch tiếp theo sẽ căn cứ vào doanh thu của năm trước đó để xác định lại kỳ kê khai.

3. Thời hạn nộp hồ sơ và thành phần hồ sơ cần chuẩn bị

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế là yếu tố then chốt để tránh bị tính tiền chậm nộp. Căn cứ Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019:

• Khai theo tháng: Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Khai theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế.

Hồ sơ khai thuế TNCN thường bao gồm Tờ khai khấu trừ thuế TNCN (Mẫu 05/KK-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC). Doanh nghiệp cần lưu ý rằng, ngay cả khi trong tháng/quý không phát sinh khấu trừ thuế TNCN của bất kỳ nhân viên nào, doanh nghiệp vẫn phải nộp tờ khai quyết toán năm, nhưng có thể không phải nộp tờ khai định kỳ tùy theo từng trường hợp cụ thể theo hướng dẫn tại Nghị định 91/2022/NĐ-CP.

4. Lời khuyên cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp nên chủ động rà soát doanh thu và hệ thống bảng lương định kỳ để xác định chính xác nghĩa vụ thuế. Việc sử dụng các phần mềm kế toán hiện đại và cập nhật kịp thời các văn bản hướng dẫn từ cơ quan thuế sẽ giúp giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính của đơn vị.