Việc kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một trong những nghĩa vụ quan trọng và thường xuyên của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít kế toán và chủ doanh nghiệp vẫn còn lúng túng trong việc xác định kỳ kê khai theo tháng hay theo quý, cũng như các loại hồ sơ cần thiết để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.

1. Doanh nghiệp kê khai thuế TNCN theo tháng hay theo quý?

Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, nguyên tắc chung là các doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam phải thực hiện kê khai thuế TNCN theo tháng. Tuy nhiên, pháp luật cũng mở ra cơ chế linh hoạt cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ hoặc mới thành lập.

Cụ thể, căn cứ Điều 9 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp được lựa chọn khai thuế TNCN theo quý nếu đáp ứng điều kiện khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo quý, bao gồm:

• Doanh nghiệp có tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống.
• Doanh nghiệp mới thành lập, sau khi hoạt động đủ 12 tháng thì từ năm dương lịch tiếp theo sẽ căn cứ vào doanh thu năm trước để xác định kỳ kê khai.

Ví dụ thực tế: Nếu trong tháng 3/2024, doanh nghiệp chi trả lương cho nhân viên và có phát sinh số thuế phải khấu trừ, doanh nghiệp sẽ thực hiện kê khai cho kỳ tháng 3. Đối với doanh nghiệp kê khai theo quý, số thuế phải nộp sẽ là tổng số thuế đã khấu trừ của cả 3 tháng trong quý đó cộng lại.

2. Hồ sơ khai thuế TNCN bao gồm những gì?

Tùy vào loại hình thu nhập chi trả, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ tương ứng theo Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP:

Đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công:

• Tờ khai khấu trừ thuế TNCN (Mẫu số 05/KK-TNCN).
• Phụ lục bảng xác định số thuế TNCN phải nộp cho các địa phương (Mẫu số 05-1/PBT-KK-TNCN) nếu doanh nghiệp có đơn vị phụ thuộc tại tỉnh khác.

Đối với thu nhập từ đầu tư vốn, bản quyền, trúng thưởng:

• Tờ khai khấu trừ thuế TNCN (Mẫu số 06/TNCN).
• Bảng kê chi tiết cá nhân phát sinh thu nhập (Mẫu số 06-1/BK-TNCN) nộp vào kỳ cuối cùng của năm.

3. Không phát sinh khấu trừ thuế có phải nộp tờ khai không?

Đây là câu hỏi mà rất nhiều doanh nghiệp quan tâm. Theo quy định tại điểm e khoản 3 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 1 Nghị định 91/2022/NĐ-CP):

"Tổ chức, cá nhân trả thu nhập thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân có trách nhiệm khai thuế thu nhập cá nhân và nộp thuế thay cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công... Trường hợp trong tháng, quý không phát sinh khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập không phải nộp hồ sơ khai thuế."

Như vậy, có thể hiểu đơn giản rằng:

• Nếu có chi trả thu nhập nhưng không đến mức phải khấu trừ thuế (thu nhập dưới mức giảm trừ gia cảnh): Không phải nộp tờ khai.
• Nếu không chi trả thu nhập trong tháng/quý đó: Không phải nộp tờ khai.

Việc nắm rõ khái niệm khấu trừ thuế tại khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC sẽ giúp doanh nghiệp tự tin hơn trong việc thực hiện các thủ tục này, tránh việc nộp thừa hoặc thiếu hồ sơ không đáng có.

Hy vọng những thông tin trên đã giúp quý doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình và hồ sơ kê khai thuế TNCN cho nhân viên. Để đảm bảo an toàn pháp lý tuyệt đối, doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật các văn bản hướng dẫn mới nhất từ cơ quan thuế.