Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, việc phát sinh sai sót trên hóa đơn Giá trị gia tăng (GTGT) là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, tùy vào từng thời điểm phát hiện sai sót và loại hình hóa đơn (hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử) mà quy trình xử lý sẽ có sự khác biệt rõ rệt. Tính đến thời điểm đầu năm 2019, các doanh nghiệp vẫn đang áp dụng song song hai hình thức hóa đơn này dưới sự điều chỉnh của các văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

1. Các trường hợp xử lý hóa đơn giấy theo Thông tư 39/2014/TT-BTC

Đối với hóa đơn đặt in, tự in (hóa đơn giấy), quy trình xử lý sai sót được quy định chi tiết tại Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC. Cụ thể như sau:

Trường hợp 1: Hóa đơn lập sai nhưng chưa giao cho người mua

Theo quy định tại khoản 1 Điều 20:

"Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai."

Đây là trường hợp đơn giản nhất. Kế toán chỉ cần gạch chéo các liên của số hóa đơn sai và lập hóa đơn mới thay thế ngay lập tức.

Trường hợp 2: Hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa kê khai thuế

Căn cứ khoản 2 Điều 20, nếu hóa đơn đã giao nhưng hai bên chưa kê khai thuế thì phải thực hiện thủ tục thu hồi:

• Hai bên lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai (ghi rõ lý do thu hồi).
• Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ hóa đơn sai.
• Lập hóa đơn mới theo đúng quy định.

Trường hợp 3: Hóa đơn đã lập, giao cho người mua và đã kê khai thuế

Đây là trường hợp phức tạp nhất. Theo khoản 3 Điều 20:

"Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót."

Lưu ý: Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ điều chỉnh tăng/giảm số lượng, giá bán, thuế suất... và không được ghi số âm (-).

2. Xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC

Đối với các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, việc xử lý sai sót tuân theo Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Hóa đơn điện tử đã lập, gửi người mua nhưng chưa kê khai thuế

Theo khoản 1 Điều 9, nếu phát hiện sai sót khi chưa kê khai thuế, hóa đơn chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của cả hai bên. Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế, trên đó phải có dòng chữ: "Hóa đơn này thay thế hóa đơn số..., ký hiệu..., gửi ngày... tháng... năm".

Hóa đơn điện tử đã kê khai thuế mới phát hiện sai sót

Căn cứ khoản 2 Điều 9:

"Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót."

3. Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh

Trong bối cảnh pháp luật năm 2019, kế toán cần đặc biệt lưu ý các điểm sau để tránh bị cơ quan thuế xử phạt:

• Tính thống nhất: Biên bản điều chỉnh/thu hồi phải khớp hoàn toàn với thông tin trên hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
• Chữ ký và con dấu: Đối với hóa đơn giấy, biên bản phải có đầy đủ chữ ký người đại diện pháp luật và đóng dấu của hai bên. Đối với hóa đơn điện tử, ưu tiên sử dụng chữ ký số.
• Thời điểm kê khai: Hóa đơn điều chỉnh phát sinh vào kỳ nào thì kê khai vào kỳ đó theo quy định của Luật Quản lý thuế hiện hành.

Việc nắm vững quy trình xử lý hóa đơn sai sót không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong sổ sách kế toán mà còn là lá chắn bảo vệ doanh nghiệp trước các đợt thanh kiểm tra thuế. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào về nghiệp vụ, kế toán nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia pháp lý hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp.