Trong quá trình vận hành, vì nhiều lý do chiến lược hoặc thay đổi mô hình kinh doanh, các doanh nghiệp tư nhân có thể cần thực hiện thủ tục đóng cửa các đơn vị phụ thuộc. Việc ban hành Quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện là bước pháp lý đầu tiên và quan trọng nhất để hoàn tất quy trình này theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

Chủ doanh nghiệp tư nhân ký quyết định chấm dứt hoạt động đơn vị phụ thuộc (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Tại thời điểm năm 2018, mọi hoạt động về tổ chức và quản trị doanh nghiệp đều được điều chỉnh bởi Luật Doanh nghiệp 2014. Cụ thể, trình tự chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện được quy định chi tiết tại Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2014 và hướng dẫn bởi Nghị định 78/2015/NĐ-CP.

Theo đó, doanh nghiệp tư nhân có quyền quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của mình. Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp phải đảm bảo hoàn thành mọi nghĩa vụ tài chính và quyền lợi của người lao động trước khi gửi thông báo đến Cơ quan đăng ký kinh doanh.

Nội dung chi tiết Mẫu Quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Dưới đây là mẫu quyết định chuẩn hóa, đảm bảo đầy đủ các yếu tố pháp lý cần thiết để nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh:

(TÊN DOANH NGHIỆP) ---------- Số: ……./QĐ-...

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------- ..., ngày ...... tháng ....... năm 2018

QUYẾT ĐỊNH

(Về việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện)

- Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành;

- Căn cứ Điều lệ của (Tên doanh nghiệp);

- Căn cứ tình hình hoạt động thực tế của doanh nghiệp.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện sau:

• Tên văn phòng đại diện: ....................................................................................................
• Số Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động: ..................... do .................. cấp ngày ................
• Địa chỉ: ..........................................................................................................................

Điều 2: Lý do chấm dứt hoạt động:

…...........................................................................................................................

Điều 3: Trách nhiệm thi hành và giải quyết các nghĩa vụ liên quan

Chủ doanh nghiệp tư nhân cam kết và chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về việc:

• Thực hiện đầy đủ các hợp đồng kinh tế đã ký kết nhân danh văn phòng đại diện.
• Thanh toán dứt điểm các khoản nợ, bao gồm cả nợ thuế và các nghĩa vụ tài chính khác phát sinh tại văn phòng đại diện.
• Giải quyết đầy đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động theo quy định của pháp luật về lao động (trợ cấp thôi việc, bảo hiểm xã hội...).

Điều 4: Hiệu lực thi hành

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Các bộ phận liên quan và người đứng đầu văn phòng đại diện có trách nhiệm thi hành quyết định này.

Nơi nhận: - Như Điều 4; - Cơ quan Đăng ký kinh doanh; - Cơ quan Thuế; - Lưu hồ sơ doanh nghiệp.

CHỦ DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Việc đóng dấu pháp nhân là bước cuối cùng để quyết định có hiệu lực pháp luật (ảnh minh họa)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Việc ban hành quyết định chỉ là bước khởi đầu. Để hoàn tất thủ tục trên thực tế, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau:

1. Nghĩa vụ đối với cơ quan Thuế

Trước khi nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế của văn phòng đại diện tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Điều này bao gồm việc quyết toán thuế, nộp đủ các loại thuế môn bài, thuế thu nhập cá nhân (nếu có) phát sinh tại đơn vị phụ thuộc.

2. Nghĩa vụ đối với người lao động

Doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ hợp đồng lao động tại văn phòng đại diện. Nếu không tiếp tục sử dụng lao động tại trụ sở chính, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo chấm dứt hợp đồng lao động đúng thời hạn và chi trả các khoản trợ cấp theo quy định của Bộ luật Lao động.

3. Hồ sơ nộp cơ quan Đăng ký kinh doanh

Theo quy định tại Điều 72 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, bộ hồ sơ bao gồm:

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện;
• Quyết định của chủ doanh nghiệp tư nhân (như mẫu nêu trên);
• Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán (nếu có);
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.

Hy vọng mẫu quyết định và những hướng dẫn trên đây sẽ giúp các chủ doanh nghiệp tư nhân thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện một cách nhanh chóng và đúng luật trong bối cảnh năm 2018.