Trong bối cảnh cải cách thủ tục hành chính mạnh mẽ, việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp đã có những thay đổi căn bản. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Tuy nhiên, trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Căn cứ pháp lý thực hiện thủ tục năm 2018

Tại thời điểm tháng 11/2018, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến sự thay đổi của các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/10/2018) sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 78/2015/NĐ-CP.

Đáng chú ý, theo khoản 1 Điều 1 Nghị định 108/2018/NĐ-CP bổ sung khoản 4 Điều 4 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, nghị quyết, quyết định, biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Trình tự thực hiện thông báo mẫu con dấu văn phòng đại diện

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các thành phần hồ sơ theo quy định. Đối với văn phòng đại diện của công ty TNHH một thành viên, người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền sẽ chịu trách nhiệm ký tên trên thông báo.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức nộp hồ sơ linh hoạt:

• Nộp trực tiếp: Tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
• Nộp trực tuyến: Qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn). Đây là phương thức được khuyến khích nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí.

Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận thông báo, trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Thành phần hồ sơ chi tiết

Tùy vào mục đích thông báo (sử dụng mới, thay đổi hoặc hủy), thành phần hồ sơ sẽ có sự khác biệt nhất định:

1. Thông báo sử dụng mẫu con dấu mới

• Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của văn phòng đại diện (theo mẫu quy định tại Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT).
• Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục (nếu không phải người đại diện theo pháp luật trực tiếp đi nộp).
• Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người nộp hồ sơ.

2. Thông báo thay đổi mẫu con dấu hoặc số lượng con dấu

Trường hợp doanh nghiệp muốn thay đổi thiết kế con dấu hoặc tăng/giảm số lượng con dấu của văn phòng đại diện, hồ sơ bao gồm:

• Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu của văn phòng đại diện.
• Các giấy tờ kèm theo tương tự như trường hợp thông báo mới.

3. Thông báo hủy mẫu con dấu

Khi văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động hoặc không còn nhu cầu sử dụng con dấu cũ, doanh nghiệp thực hiện thông báo hủy mẫu con dấu để cơ quan đăng ký kinh doanh gỡ bỏ thông tin trên hệ thống.

Điều 34. Con dấu của doanh nghiệp (Luật Doanh nghiệp 2014)
1. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện các thông tin sau đây:
a) Tên doanh nghiệp;
b) Mã số doanh nghiệp.
2. Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Thứ nhất, về nội dung con dấu: Dù doanh nghiệp được tự quyết nhưng bắt buộc phải có tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp theo quy định tại Điều 34 Luật Doanh nghiệp 2014.

Thứ hai, về thời điểm sử dụng: Doanh nghiệp chỉ được sử dụng con dấu sau khi đã thực hiện thông báo và thông tin đã được đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia.

Thứ ba, đối với các doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư: Nếu chưa cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp, cần nộp kèm Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với văn phòng đại diện.

Việc tuân thủ đúng quy trình thông báo mẫu con dấu không chỉ giúp văn phòng đại diện hoạt động hợp pháp mà còn bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trong các giao dịch dân sự và kinh tế. Với những cập nhật từ Nghị định 108/2018/NĐ-CP, các rào cản về thủ tục hành chính đã được giảm bớt đáng kể, tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho cộng đồng doanh nghiệp.