Trong hoạt động quản lý thuế tại các doanh nghiệp tư nhân, việc cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động hoặc đối tác là một nghĩa vụ quan trọng. Để chủ động trong việc sử dụng, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn hình thức tự in chứng từ thay vì mua từ cơ quan thuế. Tuy nhiên, để thực hiện đúng quy định tại thời điểm năm 2019, doanh nghiệp cần nắm vững các bước thực hiện thông báo phát hành theo đúng trình tự pháp lý.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động phát hành chứng từ thuế năm 2019

Tại thời điểm tháng 09/2019, hoạt động phát hành và quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) được điều chỉnh chủ yếu bởi các văn bản sau:

• Thông tư 37/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc phát hành, sử dụng và quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in trên máy tính.
• Thông tư 156/2013/TT-BTC hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế.

Theo quy định tại Điều 1 Thông tư 37/2010/TT-BTC, các tổ chức trả thu nhập có đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin và không bị xử phạt vi phạm pháp luật thuế trong vòng 02 năm gần nhất sẽ được phép tự in chứng từ khấu trừ thuế.

Điều kiện để doanh nghiệp tư nhân được tự in chứng từ khấu trừ thuế

Không phải mọi doanh nghiệp đều có thể tự ý in ấn và sử dụng chứng từ thuế. Để đảm bảo tính minh bạch, doanh nghiệp tư nhân cần đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe:

1. Tư cách pháp nhân: Doanh nghiệp phải đang hoạt động hợp pháp và có mã số thuế.
2. Hệ thống máy tính: Có thiết bị máy tính, phần mềm quản lý và máy in đảm bảo việc in chứng từ rõ ràng, chính xác.
3. Lịch sử tuân thủ: Trong 02 năm trước khi đề nghị, doanh nghiệp không bị xử phạt về hành vi trốn thuế, gian lận thuế.

Hồ sơ và quy trình thông báo phát hành chứng từ khấu trừ thuế

Quy trình này thường bao gồm việc chuẩn bị hồ sơ và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ bao gồm:

• Mẫu thông báo phát hành: Theo mẫu quy định, trong đó nêu rõ hình thức, kích thước, logo và nội dung của chứng từ.
• Mẫu chứng từ thiết kế: Bản thiết kế mẫu chứng từ mà doanh nghiệp dự kiến sử dụng.
• Giải trình về hạ tầng: Văn bản mô tả hệ thống máy tính và phần mềm hỗ trợ việc tự in.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ, doanh nghiệp gửi hồ sơ đến cơ quan thuế. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, nếu cơ quan thuế không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được phép sử dụng chứng từ đã thông báo phát hành.

"Tổ chức trả thu nhập có nhu cầu tự in chứng từ khấu trừ phải gửi hồ sơ cho Cục thuế tỉnh, thành phố nơi tổ chức trả thu nhập đóng trụ sở chính để đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ tự in." (Trích dẫn quy định chung về quản lý ấn chỉ thuế năm 2019).

Các lưu ý quan trọng khi sử dụng chứng từ tự in

Việc tự in chứng từ mang lại sự chủ động nhưng cũng đi kèm trách nhiệm quản lý cao. Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Đánh số thứ tự: Chứng từ phải được đánh số liên tục, không trùng lặp.
• Báo cáo tình hình sử dụng: Định kỳ hàng quý, doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế cho cơ quan thuế (Mẫu CTT25/AC).
• Lưu trữ: Chứng từ đã sử dụng hoặc bị hỏng phải được lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán.

Nếu doanh nghiệp vi phạm các quy định về phát hành và sử dụng chứng từ, tùy theo mức độ có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo các nghị định về xử phạt trong lĩnh vực thuế và hóa đơn hiện hành tại thời điểm đó.

Kết luận

Thủ tục thông báo phát hành chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in là một bước đệm quan trọng giúp doanh nghiệp tư nhân chuyên nghiệp hóa quy trình quản lý tài chính. Việc tuân thủ đúng các quy định tại Thông tư 37/2010/TT-BTC không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động trong việc quyết toán thuế sau này.