Trong quá trình hoạt động, không ít doanh nghiệp tư nhân gặp phải tình trạng thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị sai sót so với hồ sơ gốc hoặc bị thiếu hụt do quá trình chuyển đổi dữ liệu. Để đảm bảo tính chính xác của pháp nhân, việc thực hiện thủ tục hiệu đính là vô cùng cần thiết.

Chuyên gia pháp lý đang kiểm tra hồ sơ đăng ký doanh nghiệp (ảnh minh họa)

1. Khi nào doanh nghiệp tư nhân cần thực hiện hiệu đính thông tin?

Theo quy định tại Điều 13 và Điều 17 Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT, có hai trường hợp chính cần thực hiện hiệu đính:

• Trường hợp 1: Thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa chính xác so với nội dung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà doanh nghiệp đã nộp.
• Trường hợp 2: Thông tin bị thiếu hoặc sai lệch do quá trình chuyển đổi dữ liệu từ bản giấy vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

2. Hồ sơ và trình tự thực hiện hiệu đính thông tin

Tại thời điểm tháng 10/2018, khi Nghị định 108/2018/NĐ-CP vừa có hiệu lực, quy trình này được thực hiện khá nhanh chóng:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

• Giấy đề nghị hiệu đính thông tin (theo mẫu Phụ lục II-14 hoặc II-16 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT).
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện tại.

Ký kết và đóng dấu hồ sơ hiệu đính thông tin doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Bước 2: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc nộp qua mạng điện tử.

Bước 3: Tiếp nhận và xử lý

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Giấy đề nghị, Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới nếu thông tin phản ánh là chính xác.

3. Mẫu Giấy đề nghị hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn được sử dụng cho doanh nghiệp tư nhân:

(TÊN DOANH NGHIỆP) -------- Số: …………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ……, ngày…… tháng…… năm ……

GIẤY ĐỀ NGHỊ

Hiệu đính thông tin trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ………

Tên doanh nghiệp: …………………………………………………

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: .................................................................

Ngày cấp: …../…../…….. Nơi cấp: ............................................................

Đề nghị hiệu đính nội dung thông tin như sau:

- Thông tin đã đăng ký trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hiện nay là: ....................................................................................................................

- Thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện nay là: ....................................................................................................................

Do vậy, đề nghị Quý Phòng hiệu đính thông tin trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo đúng thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà doanh nghiệp đã đăng ký.

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Giấy đề nghị này.

CHỦ DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN (Ký, ghi họ tên)

Việc nắm vững quy trình hiệu đính không chỉ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa dữ liệu pháp lý mà còn tránh được những rắc rối không đáng có khi thực hiện các giao dịch kinh tế hoặc làm việc với cơ quan thuế.