Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc sai sót khi lập hóa đơn là điều khó tránh khỏi đối với các kế toán viên tại các Công ty TNHH Một thành viên. Để xử lý các sai sót về đơn giá, thành tiền hay thuế suất sau khi hóa đơn đã được kê khai, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định của pháp luật thuế hiện hành tại thời điểm năm 2019.

Căn cứ pháp lý về việc lập hóa đơn điều chỉnh năm 2019

Tại thời điểm tháng 03/2019, việc quản lý và sử dụng hóa đơn được điều chỉnh chủ yếu bởi Nghị định 51/2010/NĐ-CP và văn bản hướng dẫn chi tiết là Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Theo quy định tại khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC, trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

"Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu…"

Mẫu hóa đơn GTGT điều chỉnh chi tiết

Dưới đây là mẫu hóa đơn GTGT điều chỉnh (Mẫu số 01GTKT3/001) thường được áp dụng cho các Công ty TNHH Một thành viên khi cần điều chỉnh tăng hoặc giảm các chỉ tiêu trên hóa đơn đã lập sai:

Những lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn điều chỉnh

Việc lập hóa đơn điều chỉnh cần tuân thủ các nguyên tắc khắt khe để tránh bị cơ quan thuế xử phạt vi phạm hành chính. Dưới đây là các điểm cần đặc biệt lưu ý:

• Không được ghi số âm: Trên hóa đơn điều chỉnh giảm, tuyệt đối không được ghi dấu âm (-). Tuy nhiên, khi thực hiện kê khai trên tờ khai thuế, kế toán phải ghi giá trị âm để giảm trừ doanh thu và tiền thuế tương ứng.
• Phải có biên bản điều chỉnh: Trước khi lập hóa đơn, hai bên phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký và đóng dấu của cả người mua và người bán.
• Nội dung ghi rõ ràng: Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ: "Điều chỉnh (tăng/giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT cho hóa đơn số..., ký hiệu..., ngày... tháng... năm...".
• Thời điểm kê khai: Hóa đơn điều chỉnh được kê khai vào kỳ thuế phát hiện sai sót (kỳ lập hóa đơn điều chỉnh), không phải kê khai bổ sung vào kỳ lập hóa đơn sai.

Đối với các Công ty TNHH Một thành viên, việc quản lý hóa đơn chặt chẽ không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn bảo vệ quyền lợi về khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.