Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc quản lý và xử lý hóa đơn không còn giá trị sử dụng là một nghiệp vụ kế toán quan trọng đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Đặc biệt, đối với loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, quy trình này cần được thực hiện bài bản để tránh các rủi ro pháp lý về thuế.

Kế toán viên thực hiện kiểm kê hóa đơn tại văn phòng doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý về việc hủy hóa đơn năm 2019

Tại thời điểm hiện tại, việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn được điều chỉnh chủ yếu bởi Nghị định 51/2010/NĐ-CP và văn bản hướng dẫn chi tiết là Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Theo quy định tại Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC, các trường hợp phải hủy hóa đơn bao gồm:

• Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
• Doanh nghiệp có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn.
• Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

Vai trò của Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy

Bảng kiểm kê hóa đơn là bước đầu tiên và bắt buộc trong hồ sơ tiêu hủy hóa đơn. Đây là văn bản ghi nhận thực trạng số lượng, ký hiệu, mẫu số của các hóa đơn chưa sử dụng hoặc cần hủy bỏ. Kết quả của bảng kiểm kê này sẽ là cơ sở để Hội đồng hủy hóa đơn thực hiện các bước tiếp theo và lập Biên bản hủy hóa đơn chính thức.

Mẫu bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy được trình bày chuyên nghiệp (ảnh minh họa)

Mẫu Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy mới nhất

Dưới đây là mẫu bảng kiểm kê chi tiết dành cho Công ty TNHH hai thành viên trở lên:

(Tên doanh nghiệp) Số: ……/BK-HD

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------o0o----------

…, ngày … tháng … năm …

BẢNG KIỂM KÊ HÓA ĐƠN CẦN HỦY

Hôm nay, vào hồi ...... ngày........................... Tại văn phòng công ty …….. (Tên doanh nghiệp), chúng tôi gồm có:

1. Ông/Bà: ....................................... Chức vụ: .............................. Phòng/Ban: ................................

2. Ông/Bà: ....................................... Chức vụ: .............................. Phòng/Ban: ................................

Cùng nhau kiểm kê số hóa đơn chưa sử dụng hết cần hủy, có số liệu như sau:

STT	Tên loại hóa đơn	Mẫu số hóa đơn	Ký hiệu hóa đơn	Từ số	Đến số	Số lượng
1	Hóa đơn GTGT	01GTKT3/001	AA/19P	0000151	0000200	50
...	...	...	...	...	...	...

Công tác kiểm kê kết thúc vào hồi ...... cùng ngày.

Biên bản được lập và đọc cho mọi người có mặt cùng nghe và thống nhất ký vào biên bản này.

NGƯỜI LẬP (Ký, ghi rõ họ tên)

HỘI ĐỒNG HỦY HÓA ĐƠN (Ký, ghi rõ họ tên)

Lưu ý quan trọng khi thực hiện hủy hóa đơn

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng, sau khi lập bảng kiểm kê và thực hiện hủy hóa đơn, phải gửi Thông báo kết quả hủy hóa đơn (Mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Thời hạn nộp thông báo kết quả hủy hóa đơn chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn. Hồ sơ hủy hóa đơn (bao gồm cả Bảng kiểm kê này) phải được lưu giữ tại doanh nghiệp để phục vụ công tác thanh kiểm tra sau này.

Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong quản lý tài chính mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong việc tuân thủ các quy định của Luật Quản lý thuế.