Trong hoạt động quản trị nhân sự tại các doanh nghiệp, đặc biệt là loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc hoàn thiện hồ sơ bảo hiểm xã hội (BHXH) luôn đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Một trong những biểu mẫu gây nhiều lúng túng nhất cho cán bộ nhân sự chính là Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS). Đây không chỉ là một tờ khai thông thường mà là căn cứ pháp lý quan trọng để cơ quan bảo hiểm thẩm định các yêu cầu truy thu, điều chỉnh thông tin hoặc giải quyết chế độ cho người lao động.

Căn cứ pháp lý và mục đích của Bảng kê D01-TS

Tính đến thời điểm tháng 03/2019, việc lập bảng kê này được thực hiện nghiêm ngặt theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 và được sửa đổi, bổ sung bởi Quyết định 888/QĐ-BHXH năm 2018 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Mục đích chính của Mẫu D01-TS là tổng hợp danh mục các hồ sơ, giấy tờ làm căn cứ cho các nghiệp vụ sau:

• Truy thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN đối với các trường hợp đóng thiếu hoặc đóng muộn.
• Cấp lại, đổi hoặc điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH, thẻ BHYT.
• Làm cơ sở để người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (đối với các đối tượng ưu tiên).

Chi tiết cách lập Bảng kê thông tin bảo hiểm chuẩn xác

Để bảng kê được cơ quan BHXH chấp nhận, người lập cần tuân thủ phương pháp ghi chép chi tiết cho từng chỉ tiêu. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể cho các cột quan trọng nhất:

Phần thông tin chung

Tại chỉ tiêu (1), doanh nghiệp cần ghi rõ nội dung lập bảng kê. Ví dụ: "Hồ sơ làm căn cứ điều chỉnh chức danh nghề nghiệp" hoặc "Hồ sơ làm căn cứ truy thu bảo hiểm". Tại chỉ tiêu (2), ghi rõ loại văn bản nộp kèm như Mẫu D02-TS hoặc Mẫu TK1-TS.

Các cột định danh và văn bản (Cột 1 đến Cột 8)

Người làm công tác bảo hiểm cần lưu ý:

• Cột 4: Ghi chính xác tên loại văn bản (Quyết định lương, Hợp đồng lao động, Giấy khai sinh...).
• Cột 5: Ghi số hiệu văn bản. Đây là thông tin bắt buộc để cơ quan bảo hiểm đối soát với bản gốc hoặc bản sao chứng thực.
• Cột 8: Ghi rõ cơ quan ban hành. Đối với doanh nghiệp, thường là Giám đốc hoặc Hội đồng thành viên công ty ký ban hành.

Trích lược nội dung thẩm định (Cột 10) - Phần quan trọng nhất

Đây là nơi doanh nghiệp "thuyết minh" cho yêu cầu của mình. Tùy vào từng trường hợp mà cách ghi sẽ khác nhau:

• Trường hợp điều chỉnh thông tin cá nhân: Ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh, số CMND/Thẻ căn cước được ghi trong Giấy khai sinh hoặc bản trích lục.
• Trường hợp làm nghề nặng nhọc, độc hại: Phải ghi rõ tên công việc, địa điểm làm việc và mức phụ cấp lương tương ứng theo danh mục của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.
• Trường hợp hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: Ghi rõ tỷ lệ mất sức lao động hoặc các loại Huân, Huy chương được hưởng theo quy định của pháp luật về người có công.

"Đơn vị cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về kiểm tra, đối chiếu, lập bảng kê và lưu trữ hồ sơ của người lao động."

Những lưu ý sống còn khi nộp Bảng kê D01-TS

Trong bối cảnh pháp luật năm 2019, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý về tính pháp lý của hồ sơ kèm theo. Căn cứ lập bảng kê phải là các loại giấy tờ theo Phụ lục 01, 02, 03 ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH. Doanh nghiệp phải ghi rõ đó là bản chính, bản sao hay bản chứng thực.

Nếu người lao động có các giấy tờ khác chứng minh nhưng không nằm trong danh mục quy định, doanh nghiệp không ghi vào bảng kê này mà phải nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH để được xem xét giải quyết riêng theo từng trường hợp cụ thể.

Việc thực hiện đúng và đủ các bước trên không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đi lại mà còn đảm bảo quyền lợi tối đa cho người lao động trong công ty, xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật.