Trong hoạt động xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp, đặc biệt là mô hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc quản lý và kê khai hồ sơ hàng hóa nhập khẩu đóng vai trò then chốt để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật thuế. Tại thời điểm năm 2019, các quy định về thủ tục hải quan và quản lý thuế đối với hàng hóa nhập khẩu được điều chỉnh chủ yếu bởi Thông tư 38/2015/TT-BTC và được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC.

1. Mục đích của việc lập Bảng kê hồ sơ hàng hóa nhập khẩu

Bảng kê hồ sơ hàng hóa nhập khẩu là tài liệu bắt buộc đi kèm với Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu Ngân sách nhà nước (NSNN). Đây là căn cứ để cơ quan Hải quan và cơ quan Thuế kiểm tra, đối chiếu các khoản thuế đã nộp và xác định số thuế được hoàn trả cho doanh nghiệp trong các trường hợp như: hàng hóa nhập khẩu nhưng phải tái xuất, hàng hóa nhập khẩu để sản xuất hàng xuất khẩu, hoặc nộp thừa thuế.

Việc lập bảng kê chính xác giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thẩm định hồ sơ, tránh các sai sót dẫn đến việc bị từ chối hoàn thuế hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

2. Mẫu Bảng kê hồ sơ hàng hóa nhập khẩu chuẩn năm 2019

Dưới đây là mẫu bảng kê chi tiết mà các Công ty TNHH hai thành viên trở lên cần áp dụng:

BẢNG KÊ HỒ SƠ HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU (Kèm theo Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu NSNN số ............ ngày .... tháng ..... năm )

[01] Kỳ phát sinh khoản đề nghị hoàn: từ ............... đến ...............

[02] Tên người nộp thuế: ...........................................................................

[03] Mã số thuế: [ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ]

[04] Tên đại lý thuế (nếu có): .......................................................................

[05] Mã số thuế đại lý: [ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ]

Đơn vị tiền: Đồng Việt Nam

STT	Hợp đồng nhập khẩu			Tờ khai hàng hoá nhập khẩu				Ghi chú
	Số	Ngày	Trị giá	Tờ khai số	Ngày đăng ký	Trị giá (Ngoại tệ/VND)
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)	(9)
...	...	...	...	...	...	...	...	...

Tôi cam đoan số liệu khai trên là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những số liệu đã khai./.

................... , ngày ..... tháng ..... năm .....

NGƯỜI NỘP THUẾ hoặc ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP

(Ký, ghi rõ họ tên; chức vụ và đóng dấu)

3. Hướng dẫn chi tiết cách ghi các chỉ tiêu trên bảng kê

Để đảm bảo hồ sơ được chấp nhận, bộ phận kế toán của doanh nghiệp cần lưu ý cách ghi các cột sau:

• Cột "Tờ khai số": Phải ghi đầy đủ các chữ số và ký hiệu của Tờ khai hàng hóa nhập khẩu theo đúng định dạng trên hệ thống VNACCS/VCIS.
• Cột "Ngày đăng ký": Ghi rõ ngày, tháng, năm mà tờ khai được hệ thống hải quan chấp nhận đăng ký. Đây là mốc thời gian quan trọng để xác định tỷ giá tính thuế.
• Cột "Trị giá":
  • Trường hợp thanh toán bằng ngoại tệ: Ghi rõ số tiền và loại nguyên tệ (USD, EUR, JPY...).
  • Trường hợp thanh toán bằng Đồng Việt Nam: Ghi rõ số tiền tương ứng.
  • Nếu trên tài liệu gốc thể hiện cả hai loại tiền, kế toán bắt buộc phải ghi vào cả hai cột tương ứng để đối chiếu.

4. Lưu ý quan trọng đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014 (có hiệu lực tại thời điểm 2019), người đại diện theo pháp luật của công ty phải chịu trách nhiệm cuối cùng về tính chính xác của hồ sơ thuế. Do đó:

1. Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ: Hợp đồng nhập khẩu, hóa đơn (Invoice), vận đơn (Bill of Lading) phải khớp với thông tin trên bảng kê.
2. Thời hạn nộp hồ sơ: Doanh nghiệp cần chú ý thời hạn nộp hồ sơ hoàn thuế theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2006 và các văn bản hướng dẫn để tránh việc quá hạn.
3. Lưu trữ hồ sơ: Toàn bộ hồ sơ gốc phải được lưu trữ tại trụ sở chính của công ty trong thời hạn ít nhất 10 năm để phục vụ công tác hậu kiểm của cơ quan chức năng.

Việc thực hiện đúng mẫu bảng kê và các quy định tại Thông tư 39/2018/TT-BTC không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi về thuế mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản trị tài chính của Công ty TNHH hai thành viên trở lên.