Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là tại các Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc quản lý và báo cáo chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một nhiệm vụ quan trọng của bộ phận kế toán. Việc lập Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền thuế mà còn là nghĩa vụ bắt buộc đối với cơ quan thuế.

Căn cứ pháp lý và đối tượng áp dụng

Tại thời điểm năm 2019, việc phát hành, sử dụng và quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN được điều chỉnh chủ yếu bởi Thông tư 37/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính. Bên cạnh đó, các quy định về khấu trừ thuế và chứng từ cũng được dẫn chiếu tại Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Theo quy định, tổ chức chi trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế TNCN của người nhận thu nhập phải cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân đó theo yêu cầu, trừ trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức.

Mẫu bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Mẫu bảng kê này thường được lập định kỳ theo quý để theo dõi số lượng chứng từ đã sử dụng, hỏng hoặc xóa bỏ. Dưới đây là cấu trúc cơ bản của mẫu bảng kê ban hành kèm theo Thông tư 37/2010/TT-BTC:

BẢNG KÊ SỬ DỤNG CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN
Quý …… Năm..........
(Ban hành kèm theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính)

Hướng dẫn chi tiết cách lập bảng kê

Để đảm bảo tính chính xác và tránh các sai sót pháp lý khi làm việc với cơ quan thuế, kế toán cần lưu ý các chỉ tiêu sau:

• Ký hiệu chứng từ: Ghi đúng ký hiệu đã đăng ký với cơ quan thuế (ví dụ: AB/2019/T).
• Số chứng từ: Ghi số thứ tự của chứng từ từ thấp đến cao trong kỳ báo cáo.
• Họ và tên người bị khấu trừ: Ghi đầy đủ họ tên của cá nhân được cấp chứng từ.
• Mã số thuế/CMND: Đây là thông tin bắt buộc để định danh người nộp thuế.
• Số tiền thuế: Ghi chính xác số thuế TNCN đã khấu trừ thực tế.

Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ

Theo quy định tại Thông tư 156/2013/TT-BTC, tổ chức chi trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ tự in trên máy tính phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng chứng từ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quý. Thời hạn nộp chậm nhất là ngày thứ 30 của tháng đầu quý sau.

Việc chậm nộp báo cáo này có thể dẫn đến các mức xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn theo quy định hiện hành tại thời điểm đó.

Lưu ý quan trọng cho Công ty TNHH hai thành viên trở lên

Đối với loại hình công ty này, các thành viên góp vốn thường cũng là người quản lý hoặc lao động tại công ty. Do đó, việc phân biệt rõ thu nhập từ tiền lương, tiền công và thu nhập từ đầu tư vốn để áp dụng đúng mẫu chứng từ và bảng kê là cực kỳ quan trọng. Doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm kế toán hiện đại để tự động hóa việc xuất chứng từ và tổng hợp bảng kê, giảm thiểu sai sót thủ công.

Nếu quý doanh nghiệp có thắc mắc về quy trình thực hiện, hãy tham khảo ý kiến của các chuyên gia pháp lý hoặc liên hệ trực tiếp với Chi cục Thuế quản lý để được hướng dẫn cụ thể nhất.