Trong hoạt động quản trị tài chính và tuân thủ pháp luật thuế tại Việt Nam, việc quản lý hóa đơn là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của kế toán doanh nghiệp. Đặc biệt, đối với loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc thực hiện quyết toán hóa đơn và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh về hóa đơn năm 2019

Tại thời điểm hiện tại (tháng 8/2019), các quy định về hóa đơn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ vẫn đang được điều chỉnh chủ yếu bởi các văn bản sau:

• Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP.
• Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Theo quy định, khi doanh nghiệp thực hiện quyết toán hóa đơn hoặc chuyển địa điểm kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, kế toán phải lập Bảng kê chi tiết hóa đơn đính kèm cùng Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu BC26/AC).

Mẫu Bảng kê chi tiết hóa đơn chuẩn quy định

Dưới đây là cấu trúc mẫu bảng kê mà các Công ty TNHH hai thành viên trở lên cần áp dụng:

BẢNG KÊ CHI TIẾT HÓA ĐƠN CỦA TỔ CHỨC, CÁ NHÂN ĐẾN THỜI ĐIỂM QUYẾT TOÁN HÓA ĐƠN

(Đính kèm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC26/AC)

1. Tên tổ chức, cá nhân: ..............................................................................................

2. Mã số thuế: ...............................................................................................................

3. Các loại hóa đơn chưa được sử dụng:

STT	Tên loại hóa đơn	Ký hiệu mẫu	Ký hiệu hóa đơn	Số lượng	Từ số	Đến số
I. HÓA ĐƠN HẾT GIÁ TRỊ SỬ DỤNG
1	Hóa đơn GTGT	01GTKT3/001	AA/19P	...	...	...
II. HÓA ĐƠN ĐĂNG KÝ TIẾP TỤC SỬ DỤNG
...	...	...	...	...	...	...

4. Cơ quan thuế chuyển đến (trường hợp chuyển địa điểm): .................................

........., ngày.........tháng.........năm.........

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Hướng dẫn chi tiết cách điền thông tin bảng kê

Để đảm bảo tính chính xác, kế toán cần lưu ý các mục sau:

1. Phân loại hóa đơn hết giá trị sử dụng

Đây là những hóa đơn mà doanh nghiệp không tiếp tục sử dụng do thay đổi mẫu, bị hư hỏng, hoặc do thay đổi địa chỉ kinh doanh mà không muốn đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn cũ. Theo Điều 21 Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp phải thực hiện hủy hóa đơn theo đúng trình tự quy định.

2. Hóa đơn đăng ký tiếp tục sử dụng

Trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi tên, địa chỉ nhưng vẫn muốn tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã đặt in còn dư, kế toán phải thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tên, địa chỉ đã in sẵn và gửi Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

3. Ký hiệu mẫu và ký hiệu hóa đơn

Cần ghi chính xác theo thông báo phát hành hóa đơn đã nộp trước đó. Ví dụ: Ký hiệu mẫu là 01GTKT3/001, ký hiệu hóa đơn là AA/19P (trong đó 19 là năm phát hành hóa đơn).

Lưu ý quan trọng về lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử

Mặc dù năm 2019 doanh nghiệp vẫn đang sử dụng phổ biến hóa đơn giấy, nhưng theo lộ trình tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, các doanh nghiệp cần chuẩn bị hạ tầng công nghệ để chuyển đổi sang hóa đơn điện tử hoàn toàn trước ngày 01/11/2020. Việc quản lý tốt bảng kê hóa đơn giấy ở giai đoạn này sẽ giúp quá trình đối soát và chuyển đổi dữ liệu sau này trở nên thuận lợi hơn.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cái nhìn chi tiết và hướng dẫn cụ thể cho các Công ty TNHH hai thành viên trở lên trong việc lập bảng kê chi tiết hóa đơn. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về thủ tục thuế, quý doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia pháp lý hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp.