Trong quá trình hoạt động, việc thay đổi các thông tin liên quan đến văn phòng đại diện như tên gọi, địa chỉ trụ sở hoặc người đứng đầu là nhu cầu tất yếu của các công ty hợp danh. Để đảm bảo tính pháp lý và tránh các rủi ro hành chính, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh theo đúng quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản hướng dẫn.

Căn cứ pháp lý thực hiện thủ tục trong năm 2018

Tại thời điểm cuối năm 2018, các hoạt động đăng ký doanh nghiệp và thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của đơn vị trực thuộc được điều chỉnh bởi các văn bản quan trọng sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định khung về tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp.
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
• Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/10/2018): Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 78/2015/NĐ-CP, mang lại nhiều cải cách về thủ tục hành chính.

Hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

Theo quy định tại Điều 48 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, khi thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, công ty hợp danh phải gửi Thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở. Hồ sơ bao gồm:

1. Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện: Theo mẫu quy định tại Phụ lục II-13 Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT.
2. Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện: Trong trường hợp thay đổi thông tin trên giấy chứng nhận.
3. Văn bản ủy quyền: Nếu người thực hiện thủ tục không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Trình tự thực hiện thủ tục

Bước 1: Soạn thảo hồ sơ
Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ các đầu mục hồ sơ nêu trên. Lưu ý thông tin kê khai phải chính xác, trung thực và khớp với dữ liệu trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2: Nộp hồ sơ
Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt văn phòng đại diện hoặc nộp qua mạng điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Tiếp nhận và xử lý
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện thay đổi nội dung đăng ký hoạt động và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện mới (nếu có thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận).

Mẫu Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

Dưới đây là mẫu thông báo chuẩn được sử dụng phổ biến cho các công ty hợp danh trong năm 2018:

(TÊN DOANH NGHIỆP) -------- Số: …………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------- ……, ngày…… tháng…… năm ……

THÔNG BÁO

Về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ………

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): ...........................................................................

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: .......................................................................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (nếu không có mã số thuế): ...................................

Ngày cấp: …../…../…….. Nơi cấp: ...................................................................................

Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện sau:

Tên văn phòng đại diện (ghi bằng chữ in hoa): ...................................................................

Mã số văn phòng đại diện hoặc mã số thuế của văn phòng đại diện: ...................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện: ...............................................

Ngày cấp: …../…../…….. Nơi cấp: ...................................................................................

Nội dung đăng ký thay đổi:

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác, trung thực của nội dung Thông báo này.

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký, ghi họ tên)

Những lưu ý quan trọng

Khi thực hiện thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, công ty hợp danh cần lưu ý:

• Thời hạn thông báo: Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày có thay đổi.
• Xử phạt vi phạm: Việc chậm trễ thông báo có thể dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư theo quy định tại Nghị định 50/2016/NĐ-CP.
• Cập nhật thông tin thuế: Thông tin thay đổi tại cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ được liên thông cập nhật sang cơ quan thuế, tuy nhiên doanh nghiệp vẫn nên kiểm tra lại trạng thái mã số thuế của văn phòng đại diện sau khi hoàn tất thủ tục.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện dành cho công ty hợp danh. Việc nắm vững các quy định pháp luật sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhanh chóng, hiệu quả và đúng pháp luật.