Việc mở rộng mạng lưới kinh doanh thông qua việc thành lập văn phòng đại diện là một bước đi chiến lược đối với các doanh nghiệp đang trên đà phát triển. Tuy nhiên, để quá trình này diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định pháp lý về thủ tục đăng ký. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách hoàn thiện Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện dành cho loại hình công ty TNHH hai thành viên trở lên.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động đăng ký văn phòng đại diện

Tính đến thời điểm cuối năm 2018, các hoạt động đăng ký doanh nghiệp và đơn vị trực thuộc được điều chỉnh chủ yếu bởi các văn bản sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định chung về quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp trong việc thiết lập đơn vị trực thuộc.
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 108/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 10/10/2018).
• Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn về biểu mẫu đăng ký.

Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện gồm những gì?

Theo quy định tại Điều 33 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:

1. Thông báo đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (theo mẫu quy định).
2. Quyết định bằng văn bản của Hội đồng thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện.
3. Bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện.
4. Bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện (CMND/CCCD hoặc Hộ chiếu).
5. Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu không phải là người đại diện theo pháp luật trực tiếp đi nộp).

Mẫu Thông báo đăng ký hoạt động văn phòng đại diện chuẩn pháp lý

Dưới đây là nội dung chi tiết của mẫu Thông báo (Phụ lục II-11) mà doanh nghiệp cần kê khai chính xác để gửi tới Phòng Đăng ký kinh doanh:

Lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày quyết định lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc trong thời hạn 03 ngày làm việc.

Việc không tuân thủ thời hạn đăng ký có thể dẫn đến các mức xử phạt vi phạm hành chính theo quy định về đăng ký kinh doanh. Do đó, bộ phận pháp chế hoặc kế toán của doanh nghiệp cần đặc biệt lưu tâm đến các mốc thời gian này.