Trong kỷ nguyên số hóa dịch vụ công, việc tối giản hóa các thủ tục hành chính luôn là ưu tiên hàng đầu của Chính phủ nhằm mang lại sự thuận tiện tối đa cho người dân. Một trong những bước tiến công nghệ nổi bật nhất chính là việc tích hợp thủ tục xuất nhập cảnh vào ứng dụng định danh điện tử quốc gia. Kể từ ngày 01/05/2026, công dân Việt Nam đã có thể dễ dàng thực hiện thủ tục đăng ký cấp hộ chiếu lần đầu trên VNeID ngay tại nhà mà không cần phải trực tiếp đến xếp hàng tại các cơ quan quản lý xuất nhập cảnh như trước đây.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từ A đến Z quy trình, điều kiện cũng như những lưu ý quan trọng giúp bạn hoàn thành thủ tục này một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

1. Cơ sở pháp lý và bối cảnh triển khai cấp hộ chiếu qua VNeID

Việc triển khai đăng ký cấp hộ chiếu phổ thông qua ứng dụng VNeID được thực hiện dựa trên các căn cứ pháp lý vững chắc, bao gồm:

• Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019 (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam sửa đổi 2023).
• Nghị định 77/2020/NĐ-CP quy định về quản lý, khai thác thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất nhập cảnh và dịch vụ công trực tuyến phục vụ cấp, quản lý, kiểm soát hộ chiếu của công dân Việt Nam.
• Nghị định 67/2024/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định liên quan đến xuất nhập cảnh và dịch vụ công trực tuyến.

Sự kết hợp giữa Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và hệ thống quản lý xuất nhập cảnh giúp tối ưu hóa quy trình xác thực danh tính. Người dân không còn phải mang theo nhiều loại giấy tờ tùy thân bản giấy, giảm thiểu tối đa sai sót thông tin và rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ.

Ứng dụng VNeID tích hợp nhiều dịch vụ công trực tuyến thiết thực cho công dân (ảnh minh họa)

2. Điều kiện để đăng ký cấp hộ chiếu lần đầu trên VNeID

Để có thể thực hiện thành công thủ tục đề nghị cấp hộ chiếu phổ thông trực tuyến qua ứng dụng VNeID, công dân cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Tài khoản định danh điện tử: Phải có tài khoản định danh điện tử VNeID mức độ 2 đang hoạt động bình thường. Đây là điều kiện bắt buộc để hệ thống tự động liên kết và xác thực thông tin nhân thân từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
• Thiết bị hỗ trợ: Sở hữu điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng có kết nối Internet ổn định và đã cài đặt ứng dụng VNeID phiên bản mới nhất.
• Phương thức thanh toán trực tuyến: Có tài khoản ngân hàng, ví điện tử hoặc các phương thức thanh toán trực tuyến hợp lệ khác để nộp lệ phí cấp hộ chiếu theo quy định.
• Ảnh chân dung đạt chuẩn: Chuẩn bị sẵn file ảnh chân dung kỹ thuật số đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn khắt khe của Bộ Công an về ảnh hộ chiếu.

3. Hướng dẫn chi tiết các bước đăng ký cấp hộ chiếu lần đầu trên VNeID

Quy trình nộp hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu phổ thông lần đầu trong nước qua VNeID được tối ưu hóa với các bước thao tác vô cùng trực quan như sau:

Bước 1: Đăng nhập ứng dụng VNeID

Công dân mở ứng dụng VNeID trên thiết bị di động, tiến hành đăng nhập bằng số định danh cá nhân (số Căn cước công dân) và mật khẩu hoặc xác thực bằng vân tay/khuôn mặt.

Bước 2: Truy cập dịch vụ Cấp hộ chiếu

Tại giao diện trang chủ của ứng dụng, công dân tìm đến phần "Nhóm dịch vụ", sau đó chọn mục “Thủ tục hành chính”. Tiếp tục chọn “Quản lý xuất nhập cảnh” và ấn chọn dịch vụ “Cấp hộ chiếu phổ thông trong nước”.

Bước 3: Xác thực mã Passcode

Để đảm bảo tính bảo mật và an toàn thông tin, hệ thống sẽ yêu cầu nhập mã Passcode gồm 6 chữ số của tài khoản VNeID. Trường hợp quên mã Passcode, công dân có thể nhấn vào liên kết "Quên Passcode" để thực hiện thiết lập lại theo hướng dẫn.

Bước 4: Tạo mới yêu cầu và chọn đối tượng

Tại màn hình dịch vụ, công dân nhấn chọn “Tạo mới yêu cầu”. Hệ thống sẽ đưa ra các tùy chọn đối tượng đề nghị cấp hộ chiếu bao gồm:

• Cấp hộ chiếu phổ thông cho người từ đủ 14 tuổi trở lên.
• Cấp hộ chiếu phổ thông cho trẻ em dưới 14 tuổi (do cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp thực hiện bằng tài khoản VNeID của người đại diện).

Bước 5: Điền thông tin và tải ảnh chân dung

Công dân tiến hành tải ảnh chân dung 4x6 đạt chuẩn lên hệ thống. Sau đó, điền đầy đủ và chính xác các thông tin vào các trường có đánh dấu sao đỏ (*). Hệ thống sẽ tự động điền một số thông tin nhân thân đã được đồng bộ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, công dân cần kiểm tra kỹ lại các thông tin này.

Tại mục "Cấp thực hiện", công dân chọn địa chỉ cơ quan tiếp nhận hồ sơ:

Nếu là cấp hộ chiếu lần đầu, công dân bắt buộc phải chọn cấp tỉnh (Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi công dân muốn nộp hồ sơ), trừ một số trường hợp đặc biệt quy định tại khoản 4 Điều 15 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam.

Tiếp theo, công dân lựa chọn loại hộ chiếu đề nghị cấp (Hộ chiếu có gắn chíp điện tử hoặc Hộ chiếu không gắn chíp điện tử) và nhấn "Tiếp tục".

Bước 6: Lựa chọn hình thức nhận kết quả

Công dân có thể lựa chọn một trong hai hình thức nhận hộ chiếu sau khi hoàn thành:

• Nhận trực tiếp: Đến nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh đã đăng ký tiếp nhận hồ sơ.
• Nhận qua bưu chính: Hộ chiếu sẽ được chuyển phát nhanh qua đường bưu điện đến tận địa chỉ công dân đăng ký (công dân tự thanh toán cước phí chuyển phát cho nhân viên bưu điện khi nhận hộ chiếu).

Bước 7: Kiểm tra, đính kèm tài liệu và gửi hồ sơ

Kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã kê khai. Tiến hành tải lên các tài liệu bổ túc hồ sơ (nếu có) như ảnh chụp giấy khai sinh (đối với trẻ em dưới 14 tuổi hoặc trường hợp thay đổi nơi sinh), giấy tờ chứng minh quyền đại diện hợp pháp... Tích chọn cam đoan thông tin khai báo là đúng sự thật và nhấn "Gửi yêu cầu".

Hộ chiếu phổ thông Việt Nam được cấp và chuyển phát đến tận tay người dân sau khi đăng ký trực tuyến thành công (ảnh minh họa)

4. Quy chuẩn ảnh chân dung bắt buộc khi nộp hồ sơ qua VNeID

Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến việc hồ sơ đăng ký cấp hộ chiếu bị cơ quan chức năng từ chối hoặc yêu cầu bổ sung là do ảnh chân dung không đạt chuẩn. Theo quy định tại Thông tư 31/2023/TT-BCA, ảnh chân dung in trên hộ chiếu phải đáp ứng nghiêm ngặt các tiêu chuẩn kỹ thuật sau:

• Thời gian chụp: Ảnh mới chụp trong vòng không quá 06 tháng gần nhất tính đến ngày nộp hồ sơ.
• Kích thước và tỷ lệ: Tỷ lệ ảnh rộng x dài = 4 x 6. Diện tích khuôn mặt phải chiếm khoảng 75% diện tích toàn bộ bức ảnh.
• Bố cục: Chiều cao từ mắt lên mép trên của ảnh xấp xỉ bằng 2/3 chiều cao từ mắt xuống mép dưới của ảnh. Đầu để trần, mặt nhìn thẳng, lộ rõ khuôn mặt và 2 vành tai.
• Trang phục và phụ kiện: Không đeo kính màu, kính râm hoặc kính cận có gọng quá dày làm che khuất mắt. Không đội mũ, khăn trùm đầu (trừ trường hợp là tôn giáo, tín ngưỡng bắt buộc nhưng vẫn phải đảm bảo lộ rõ khuôn mặt).
• Phông nền: Phông nền trắng trơn, không có họa tiết hoặc bóng đổ phía sau.
• Thông số kỹ thuật file ảnh: Độ phân giải tối thiểu là 300dpi, định dạng file ảnh là JPEG hoặc JPEG 2000.

Sau khi tải ảnh lên ứng dụng VNeID, hệ thống sẽ tự động quét và kiểm tra chất lượng ảnh bằng công nghệ AI. Nếu ảnh không đạt yêu cầu, ứng dụng sẽ hiển thị thông báo lỗi cụ thể, người dân cần đọc kỹ hướng dẫn lỗi để chụp lại hoặc điều chỉnh ảnh cho phù hợp.

5. Thời gian giải quyết và cách thức thanh toán lệ phí

Sau khi gửi hồ sơ thành công, công dân cần lưu ý thực hiện bước thanh toán lệ phí trực tuyến để hồ sơ chính thức được tiếp nhận và xử lý:

• Thanh toán lệ phí: Công dân truy cập vào mục quản lý hồ sơ trên VNeID, khi trạng thái hồ sơ chuyển sang "Chờ thanh toán", tiến hành thực hiện thanh toán lệ phí cấp hộ chiếu qua các cổng thanh toán trực tuyến được tích hợp.
• Thời hạn giải quyết: Theo quy định hiện hành, thời gian xử lý và cấp hộ chiếu phổ thông lần đầu tại cấp tỉnh là 08 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và thanh toán lệ phí thành công (không tính ngày thứ Bảy, Chủ nhật và các ngày nghỉ lễ, Tết).
• Theo dõi tiến độ: Người dân có thể chủ động theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ của mình bằng cách vào mục "Thông báo" trên ứng dụng VNeID để kịp thời cập nhật, bổ sung thông tin nếu có yêu cầu từ cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh.

Trong trường hợp gặp bất kỳ khó khăn hay vướng mắc nào về mặt kỹ thuật hoặc thao tác trong quá trình đăng ký, công dân có thể trực tiếp đến trụ sở Công an xã, phường, thị trấn nơi gần nhất để được cán bộ chiến sĩ hỗ trợ, hướng dẫn tận tình.

Hy vọng với những thông tin hướng dẫn chi tiết về thủ tục đăng ký cấp hộ chiếu lần đầu trên VNeID trên đây, quý bạn đọc đã nắm rõ quy trình và có thể tự tin thực hiện thành công ngay tại nhà, tiết kiệm tối đa thời gian và công sức đi lại.