Sự cần thiết của việc minh bạch thông tin chủ sở hữu hưởng lợi

Trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng hội nhập và yêu cầu về phòng, chống rửa tiền, tài trợ khủng bố trở nên cấp thiết, việc xác định và kê khai chính xác chủ sở hữu hưởng lợi đã trở thành nghĩa vụ bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp tại Việt Nam. Không chỉ dừng lại ở việc tuân thủ pháp luật, đây còn là thước đo cho sự minh bạch và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.

Kể từ khi Nghị định 168/2025/NĐ-CP có hiệu lực, các quy định về đăng ký doanh nghiệp đã có những bước tiến lớn trong việc quản lý thông tin này. Đặc biệt, vào năm 2026, với sự bổ sung của các văn bản hướng dẫn mới, quy trình thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi đã được chuẩn hóa rõ ràng hơn bao giờ hết.

Quy trình thủ tục thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi năm 2026

Theo quy định tại Điều 52 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, khi có bất kỳ sự thay đổi nào về thông tin cá nhân hoặc tỷ lệ sở hữu của chủ sở hữu hưởng lợi đã kê khai, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày.

Bước 1: Thiết lập hồ sơ thay đổi

Hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Do người đại diện theo pháp luật ký trực tiếp hoặc ký số.
• Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi: Phải sử dụng đúng Mẫu số 10 ban hành kèm theo Thông tư 121/2026/TT-BTC (văn bản này đã sửa đổi các biểu mẫu tại Thông tư 68/2025/TT-BTC).
• Bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân: Của chủ sở hữu hưởng lợi mới (nếu có thay đổi người).

Bước 2: Nộp và xử lý hồ sơ

Doanh nghiệp nộp hồ sơ qua mạng thông qua Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cập nhật dữ liệu vào hệ thống. Nếu có yêu cầu, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Tiêu chí xác định chủ sở hữu hưởng lợi: Những điểm mới cần lưu ý

Việc xác định ai là chủ sở hữu hưởng lợi không chỉ đơn thuần dựa trên sổ đăng ký cổ đông. Nghị định 296/2026/NĐ-CP đã làm rõ các tiêu chí xác định tại Điều 17 Nghị định 168/2025/NĐ-CP như sau:

1. Quyền sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp: Cá nhân sở hữu từ 25% vốn điều lệ hoặc cổ phần có quyền biểu quyết trở lên. Lưu ý rằng nếu một nhóm cá nhân có quan hệ gia đình (theo quy định tại khoản 22 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020) cùng sở hữu trên 25% thì tất cả đều là chủ sở hữu hưởng lợi.

2. Quyền kiểm soát thực tế: Đây là tiêu chí quan trọng đối với các cấu trúc doanh nghiệp phức tạp. Cá nhân có quyền bổ nhiệm đa số thành viên Hội đồng quản trị hoặc có quyền quyết định các chính sách tài chính, chiến lược của công ty vẫn được coi là chủ sở hữu hưởng lợi dù tỷ lệ sở hữu cổ phần thấp hơn 25%.

3. Người quản lý có quyền hạn lớn nhất: Trong trường hợp không thể xác định theo hai tiêu chí trên, doanh nghiệp phải chỉ định cá nhân là người quản lý có quyền hạn cao nhất để chịu trách nhiệm kê khai.

Chế tài xử phạt nghiêm khắc: Lên đến 100 triệu đồng

Pháp luật hiện hành không còn xem nhẹ việc chậm trễ hoặc không kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi. Theo quy định tại Điều 46 Nghị định 122/2021/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 288/2026/NĐ-CP), hành vi không kê khai hoặc kê khai không trung thực thông tin chủ sở hữu hưởng lợi có thể bị phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn bị buộc phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả là kê khai bổ sung thông tin theo đúng quy định. Việc bị xử phạt hành chính trong lĩnh vực này cũng có thể ảnh hưởng tiêu cực đến điểm tín nhiệm của doanh nghiệp khi giao dịch với các tổ chức tài chính, ngân hàng.

Tóm lại, việc nắm vững thủ tục thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được những khoản phạt nặng nề mà còn đảm bảo sự vận hành ổn định, đúng pháp luật trong kỷ nguyên minh bạch hóa thông tin doanh nghiệp năm 2026.