Trong quá trình vận hành, vì nhiều lý do khách quan hoặc chiến lược kinh doanh thay đổi, doanh nghiệp có thể cần phải đóng cửa các địa điểm kinh doanh không còn hiệu quả. Tuy nhiên, việc chấm dứt hoạt động này không chỉ đơn thuần là dừng kinh doanh mà phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý để tránh những rủi ro về thuế và hành chính. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, hồ sơ và những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục này theo quy định mới nhất tại thời điểm năm 2021.

Hiểu rõ về địa điểm kinh doanh theo quy định pháp luật

Trước khi tiến hành thủ tục chấm dứt, doanh nghiệp cần xác định rõ bản chất pháp lý của địa điểm kinh doanh. Theo quy định tại khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020:

"Địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể."

Bên cạnh đó, khái niệm "kinh doanh" cũng được làm rõ tại khoản 21 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, đó là việc thực hiện liên tục một, một số hoặc tất cả công đoạn của quá trình từ đầu tư, sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ trên thị trường nhằm mục đích tìm kiếm lợi nhuận.

Như vậy, bất kỳ địa điểm nào ngoài trụ sở chính mà doanh nghiệp dùng để giao dịch, sản xuất hay cung cấp dịch vụ đều phải được đăng ký là địa điểm kinh doanh. Khi không còn nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Quy trình 5 bước chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh

Căn cứ theo quy định tại Điều 72 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, trình tự thực hiện được chuẩn hóa qua các bước sau:

Bước 1: Thông qua quyết định nội bộ

Doanh nghiệp cần họp và ra quyết định về việc chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh. Quyết định này thường do Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên), Chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên) hoặc Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần) ban hành.

Bước 2: Hoàn thành nghĩa vụ thuế

Đây là bước cực kỳ quan trọng. Doanh nghiệp phải liên hệ với Cơ quan thuế quản lý trực tiếp địa điểm kinh doanh để thực hiện thủ tục chốt mã số thuế (nếu có) và hoàn thành các nghĩa vụ nộp thuế, tờ khai thuế liên quan đến địa điểm đó.

Bước 3: Nộp hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định chấm dứt, doanh nghiệp gửi Thông báo về việc chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt địa điểm kinh doanh.

Bước 4: Phối hợp liên thông giữa các cơ quan

Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông tin về việc chấm dứt hoạt động cho Cơ quan thuế. Cơ quan thuế có trách nhiệm phản hồi về tình trạng hoàn thành nghĩa vụ thuế của địa điểm kinh doanh đó.

Bước 5: Nhận kết quả

Nếu hồ sơ hợp lệ và doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ thuế, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cập nhật tình trạng hoạt động của địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và ra thông báo về việc chấm dứt hoạt động.

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm những gì?

Để hồ sơ được xử lý nhanh chóng, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ 01 bộ hồ sơ theo hướng dẫn tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT:

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh: Sử dụng mẫu tại Phụ lục II-20 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
• Văn bản ủy quyền: Trong trường hợp người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Giấy tờ chứng thực cá nhân của người nộp hồ sơ: Bản sao hợp lệ Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực.

Phương thức nộp hồ sơ và thời gian giải quyết

Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương thức nộp hồ sơ:

1. Nộp trực tiếp: Tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi đặt địa điểm kinh doanh.
2. Nộp trực tuyến: Qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Lưu ý, tại các thành phố lớn như Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, việc nộp hồ sơ qua mạng là bắt buộc.

Thời gian giải quyết: Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Lệ phí: Theo quy định hiện hành, thủ tục này được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp.

Lời khuyên pháp lý cho doanh nghiệp

Việc chấm dứt địa điểm kinh doanh cần được thực hiện dứt điểm, đặc biệt là khâu quyết toán thuế. Nhiều doanh nghiệp bỏ quên bước này dẫn đến việc bị treo mã số thuế hoặc phát sinh nợ thuế không đáng có, gây ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động của trụ sở chính sau này. Nếu quý khách hàng gặp khó khăn trong quá trình thực hiện, hãy tham khảo ý kiến của các chuyên gia pháp lý để đảm bảo mọi thủ tục được hoàn tất đúng quy định.