Trong quá trình vận hành, vì nhiều lý do chiến lược hoặc hiệu quả kinh doanh, việc đóng cửa một chi nhánh là quyết định tất yếu của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, để việc chấm dứt hoạt động diễn ra đúng trình tự pháp lý, tránh các rủi ro về thuế và tranh chấp lao động, chủ sở hữu Công ty TNHH Một thành viên cần nắm vững các quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động chấm dứt chi nhánh năm 2018

Tại thời điểm cuối năm 2018, các doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục này cần đối chiếu trực tiếp với các văn bản sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014 (có hiệu lực từ ngày 01/07/2015).
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
• Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/10/2018), sửa đổi một số quy định về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Quy trình 3 bước đóng cửa chi nhánh đúng luật

Việc chấm dứt hoạt động chi nhánh không chỉ đơn thuần là nộp một tờ thông báo. Doanh nghiệp phải trải qua các giai đoạn xử lý nội bộ và làm việc với cơ quan thuế trước khi nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh.

Bước 1: Hoàn thành nghĩa vụ thuế (Chốt mã số thuế chi nhánh)

Đây là bước quan trọng nhất và thường mất nhiều thời gian nhất. Theo quy định, trước khi nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động tại cơ quan đăng ký kinh doanh, chi nhánh phải thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế tại Chi cục Thuế quản lý trực tiếp. Doanh nghiệp cần nộp báo cáo quyết toán thuế, hoàn thành các khoản nợ thuế và làm thủ tục hủy hóa đơn (nếu có).

Bước 2: Giải quyết quyền lợi lao động và các khoản nợ

Theo Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có chi nhánh chấm dứt hoạt động chịu trách nhiệm thực hiện các nghĩa vụ, thanh toán các khoản nợ, gồm cả nợ thuế của chi nhánh và tiếp tục sử dụng lao động hoặc giải quyết đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Sau khi đã có thông báo hoàn thành nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp gửi hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chi nhánh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, cơ quan này sẽ cập nhật tình trạng pháp lý của chi nhánh trên Cơ sở dữ liệu quốc gia.

Hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh bao gồm những gì?

Căn cứ khoản 2 Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2014, bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm:

1. Thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh (theo mẫu quy định).
2. Quyết định của chủ sở hữu công ty về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh.
3. Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán (bao gồm cả nợ thuế và nợ bảo hiểm xã hội).
4. Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của họ.
5. Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.
6. Con dấu của chi nhánh (nếu có).

Mẫu Thông báo chấm dứt hoạt động chi nhánh (Tham khảo)

Dưới đây là mẫu thông báo chuẩn được sử dụng phổ biến trong các giao dịch hành chính năm 2018:

(Tên doanh nghiệp) -------- Số: …………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------- ……, ngày…… tháng…… năm ……

THÔNG BÁO

Về việc chấm dứt hoạt động của chi nhánh

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ………….

Tên doanh nghiệp (viết chữ in hoa): ...................................................................................

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ................................................................................................

Thông báo chấm dứt hoạt động chi nhánh sau:

1. Tên chi nhánh: .................................................................................................................

Mã số chi nhánh hoặc mã số thuế chi nhánh: ...................................................................................

2. Địa chỉ chi nhánh: ............................................................................................................

Doanh nghiệp cam kết sẽ chịu trách nhiệm thanh toán hết các khoản nợ, nghĩa vụ tài sản khác của chi nhánh và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác, trung thực của nội dung Thông báo này.

Các giấy tờ gửi kèm: - Quyết định chấm dứt hoạt động; - Danh sách chủ nợ, lao động...

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký, ghi họ tên)

Việc thực hiện đúng và đủ các bước nêu trên không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục hành chính một cách nhanh chóng mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật trong hoạt động kinh doanh. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào về hồ sơ thuế hoặc lao động, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến từ các chuyên gia pháp lý để đảm bảo quyền lợi tối ưu.