Trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, đặc biệt là mô hình công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc bảo hộ nhãn hiệu là yếu tố sống còn để khẳng định thương hiệu và uy tín trên thị trường. Tuy nhiên, không ít trường hợp văn bằng bảo hộ gốc bị thất lạc, hư hỏng hoặc phát sinh nhu cầu cấp thêm phó bản cho các đồng chủ sở hữu. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết về tờ khai và quy trình thực hiện thủ tục này theo đúng quy định tại Luật Sở hữu trí tuệ sửa đổi 2009 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

1. Khi nào doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục cấp phó bản văn bằng bảo hộ?

Theo quy định tại Văn bản hợp nhất 07/VBHN-BKHCN năm 2017 (hợp nhất các Thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 103/2006/NĐ-CP), thủ tục cấp phó bản và cấp lại văn bằng bảo hộ được áp dụng trong các trường hợp cụ thể sau:

• Trường hợp cấp phó bản: Áp dụng khi quyền sở hữu công nghiệp thuộc sở hữu chung của nhiều tổ chức, cá nhân. Thông thường, văn bằng bảo hộ gốc chỉ được cấp cho người đầu tiên trong danh sách những người nộp đơn chung. Do đó, các đồng chủ sở hữu còn lại có quyền yêu cầu Cục Sở hữu trí tuệ cấp phó bản văn bằng bảo hộ để phục vụ công tác quản lý và giao dịch.
• Trường hợp cấp lại: Áp dụng khi văn bằng bảo hộ hoặc phó bản đã cấp bị mất, hoặc bị hỏng, rách, bẩn, phai mờ đến mức không thể sử dụng được, hoặc bị tháo rời không giữ được dấu niêm phong.

2. Thành phần hồ sơ yêu cầu cấp phó bản văn bằng bảo hộ

Để thực hiện thủ tục này, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ theo quy định tại Mục 18.3 của Thông tư 01/2007/TT-BKHCN (đã được sửa đổi, bổ sung). Hồ sơ bao gồm:

1. Tờ khai yêu cầu: Sử dụng Mẫu 03-PBVB/GCN quy định tại Phụ lục C của Thông tư. Tờ khai cần được điền đầy đủ, chính xác các thông tin về chủ đơn, đại diện (nếu có) và lý do yêu cầu.
2. Mẫu nhãn hiệu: 02 mẫu nhãn hiệu trùng hoàn toàn với mẫu nhãn hiệu trong văn bằng bảo hộ gốc.
3. Giấy ủy quyền: Trong trường hợp doanh nghiệp nộp hồ sơ thông qua các tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp.
4. Chứng từ nộp phí, lệ phí: Bản sao chứng từ nộp phí dịch vụ cấp phó bản hoặc cấp lại theo quy định của Bộ Tài chính.

3. Quy trình và thời hạn xử lý tại Cục Sở hữu trí tuệ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ tiến hành xem xét trong thời hạn 01 tháng. Quy trình cụ thể như sau:

"Trong thời hạn 01 tháng kể từ ngày nhận đơn, Cục Sở hữu trí tuệ phải xem xét yêu cầu cấp phó bản văn bằng bảo hộ, cấp lại văn bằng bảo hộ/phó bản văn bằng bảo hộ. Trường hợp yêu cầu đáp ứng các quy định, Cục Sở hữu trí tuệ ra quyết định cấp và ghi nhận vào mục đăng bạ của văn bằng bảo hộ tương ứng trong Sổ đăng ký quốc gia về sở hữu công nghiệp."

Nội dung của phó bản sẽ thể hiện đầy đủ các thông tin của văn bằng bảo hộ gốc và bắt buộc phải kèm theo chỉ dẫn "Phó bản". Đối với bản cấp lại, nội dung cũng phải đầy đủ thông tin như bản cấp lần đầu và kèm theo chỉ dẫn "Bản cấp lại".

Nếu hồ sơ có thiếu sót, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ ra thông báo và ấn định thời hạn 02 tháng để người yêu cầu sửa chữa hoặc có ý kiến phản đối. Nếu quá thời hạn mà không khắc phục, yêu cầu sẽ bị từ chối bằng văn bản có nêu rõ lý do.

4. Một số lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, khi có sự thay đổi về chủ sở hữu hoặc phát sinh tranh chấp giữa các thành viên góp vốn bằng nhãn hiệu, việc nắm rõ thủ tục cấp phó bản là cực kỳ cần thiết. Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Đảm bảo tính thống nhất của mẫu nhãn hiệu so với bản gốc để tránh bị từ chối hồ sơ.
• Phí và lệ phí phải được nộp đầy đủ theo biểu phí hiện hành của Bộ Tài chính tại thời điểm nộp hồ sơ.
• Trong trường hợp văn bằng bị hỏng, doanh nghiệp nên nộp kèm bản gốc văn bằng bị hỏng để làm căn cứ đối chiếu thuận tiện hơn.

Việc thực hiện đúng và đủ các thủ tục pháp lý không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản trí tuệ của mình mà còn tạo nền tảng vững chắc cho các hoạt động nhượng quyền, chuyển giao công nghệ hoặc hợp tác đầu tư trong tương lai.