Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, việc tuân thủ các quy định về thuế và hóa đơn đóng vai trò then chốt để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Đối với loại hình công ty hợp danh, việc nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ là một trong những nhiệm vụ quan trọng mà bộ phận kế toán cần đặc biệt lưu ý. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện và chi tiết nhất về thủ tục này dựa trên bối cảnh pháp luật năm 2019.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động báo cáo hóa đơn năm 2019

Tại thời điểm đầu năm 2019, các quy định về hóa đơn vẫn được thực hiện theo hệ thống văn bản hướng dẫn Nghị định 51/2010/NĐ-CP. Cụ thể, doanh nghiệp cần đối chiếu các quy định tại:

• Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.
• Thông tư 26/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số điều về quản lý thuế.
• Thông tư 37/2017/TT-BTC về việc thông báo phát hành hóa đơn.

Ai là đối tượng phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn?

Không phải mọi doanh nghiệp đều có nghĩa vụ giống nhau trong việc báo cáo. Theo quy định, các đối tượng sau đây bắt buộc phải thực hiện nộp báo cáo cho Chi cục Thuế quản lý trực tiếp:

• Doanh nghiệp mua hóa đơn của cơ quan Thuế: Thường áp dụng cho các doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế.
• Doanh nghiệp tự in hoặc đặt in hóa đơn: Ngay cả khi doanh nghiệp đã làm thông báo phát hành nhưng trong kỳ không phát sinh việc xuất hóa đơn (số lượng sử dụng bằng 0), doanh nghiệp vẫn phải nộp báo cáo.

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp chưa làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn hoặc chưa mua hóa đơn từ cơ quan thuế thì không thuộc diện phải nộp báo cáo này.

Phân biệt thời hạn nộp báo cáo theo tháng và theo quý

1. Trường hợp nộp báo cáo theo tháng

Việc nộp báo cáo theo tháng thường áp dụng cho các đối tượng có tính chất đặc thù hoặc nằm trong diện kiểm soát chặt chẽ của cơ quan thuế:

• Doanh nghiệp có hành vi vi phạm về hóa đơn dẫn đến việc không được tự in, đặt in hóa đơn.
• Doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế phải mua hóa đơn của cơ quan thuế.

Thời hạn: Chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo. Việc này được thực hiện liên tục trong 12 tháng kể từ ngày thành lập hoặc chuyển diện quản lý.

2. Trường hợp nộp báo cáo theo quý

Đây là trường hợp phổ biến nhất đối với đa số các công ty hợp danh đang hoạt động ổn định. Thời hạn cụ thể cho năm 2019 như sau:

• Quý I: Chậm nhất ngày 30/04/2019.
• Quý II: Chậm nhất ngày 30/07/2019.
• Quý III: Chậm nhất ngày 30/10/2019.
• Quý IV: Chậm nhất ngày 30/01/2020.

Những lưu ý quan trọng khi lập báo cáo hóa đơn

Để đảm bảo tính chính xác và tránh bị xử phạt hành chính, kế toán công ty hợp danh cần nắm vững các nguyên tắc sau:

Quy định tại khoản 2 Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC nêu rõ: Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0).

• Thay đổi địa điểm kinh doanh: Nếu chuyển cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi trước khi thực hiện các thủ tục tại nơi mới.
• Sự kiện giải thể, sáp nhập: Khi công ty hợp danh thực hiện chia, tách, sáp nhập hoặc giải thể, báo cáo hóa đơn phải được nộp cùng thời hạn với hồ sơ quyết toán thuế.
• Ủy quyền thực hiện: Người đại diện theo pháp luật có thể ủy quyền cho nhân viên hoặc đơn vị dịch vụ kế toán thực hiện, nhưng phải có văn bản ủy quyền hợp lệ.

Hậu quả pháp lý khi chậm nộp báo cáo

Việc chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có thể dẫn đến các mức phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng tùy theo thời gian chậm trễ. Do đó, các doanh nghiệp cần chủ động rà soát và nộp báo cáo đúng hạn để đảm bảo quyền lợi và uy tín của mình trên thị trường.