Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, việc thay đổi thông tin doanh nghiệp như tên đơn vị, địa chỉ trụ sở chính là điều khó tránh khỏi. Đối với các tổ chức, cá nhân kinh doanh đã phát hành hóa đơn đặt in hoặc tự in, khi có sự thay đổi này nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, việc thực hiện Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn là thủ tục bắt buộc để tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ hoặc phát hành hóa đơn mới.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh thông tin phát hành hóa đơn năm 2019

Tại thời điểm năm 2019, các quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được điều chỉnh chủ yếu bởi Thông tư 39/2014/TT-BTC. Cụ thể, việc thay đổi thông tin được hướng dẫn chi tiết tại khoản 4 Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 37/2017/TT-BTC).

Theo đó, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ trụ sở chính nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức kinh doanh có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã đặt in nhưng chưa sử dụng hết thì phải thực hiện các công việc sau:

• Đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng.
• Gửi Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Mẫu thông báo điều chỉnh thông tin phát hành hóa đơn

Dưới đây là mẫu chuẩn được sử dụng phổ biến trong hồ sơ thuế năm 2019:

THÔNG BÁO ĐIỀU CHỈNH THÔNG TIN
TẠI THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN
(Dành cho tổ chức, cá nhân kinh doanh phát hành hóa đơn đặt in, tự in)

1. Tên đơn vị phát hành hóa đơn: ...................................................................

2. Mã số thuế: .................................................................................................

3. Địa chỉ trụ sở chính: ...................................................................................

4. Điện thoại: ...................................................................................................

Ngày........tháng........năm............., (tổ chức, cá nhân) đã có thông báo phát hành hóa đơn. Nay (tổ chức, cá nhân) đăng ký thông tin thay đổi như sau:

STT	Thông tin thay đổi	Thông tin cũ	Thông tin mới
1	Tên đơn vị/Địa chỉ	...	...

6. Thông tin đơn vị chủ quản (trường hợp tổ chức, cá nhân dùng hóa đơn của đơn vị chủ quản đặt in, tự in):

- Tên đơn vị: ........................................................................................................................

- Mã số thuế: ........................................................................................................................

7. Tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo: ........................................................................

........, ngày.........tháng.........năm.........
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Hướng dẫn cách kê khai và nộp thông báo

Cách điền thông tin thay đổi

Tại bảng danh mục thông tin thay đổi, kế toán cần ghi rõ nội dung điều chỉnh. Ví dụ: Nếu thay đổi địa chỉ, tại cột "Thông tin thay đổi" ghi "Địa chỉ trụ sở chính", cột "Thông tin cũ" ghi địa chỉ cũ theo đăng ký kinh doanh trước đó, và cột "Thông tin mới" ghi địa chỉ vừa được cập nhật.

Thời hạn nộp thông báo

Theo quy định tại Thông tư 37/2017/TT-BTC, thời hạn để cơ quan thuế đưa ra ý kiến về việc chấp thuận cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đặt in đã rút ngắn đáng kể. Tuy nhiên, đối với việc điều chỉnh thông tin, doanh nghiệp nên thực hiện ngay khi có thay đổi trên Giấy phép đăng ký kinh doanh để đảm bảo tính liên tục của hóa đơn đầu ra.

Những lưu ý quan trọng cho kế toán

1. Hình thức nộp: Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc nộp qua mạng thông qua phần mềm HTKK và cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

2. Sử dụng hóa đơn cũ: Chỉ được sử dụng hóa đơn cũ sau khi đã đóng dấu tên, địa chỉ mới và đã gửi thông báo điều chỉnh đến cơ quan thuế. Việc sử dụng hóa đơn chưa điều chỉnh thông tin có thể dẫn đến rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.

3. Trường hợp thay đổi cơ quan thuế: Nếu thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chốt báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (mẫu BC26/AC) với cơ quan thuế cũ trước khi thực hiện thông báo phát hành tại cơ quan thuế mới.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho quý doanh nghiệp và các bạn kế toán trong việc thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin phát hành hóa đơn trong năm 2019.