Trong bối cảnh kinh tế đầy biến động của năm 2022, việc các doanh nghiệp phải tạm ngừng kinh doanh để tái cấu trúc hoặc tối ưu hóa nguồn lực là điều không hiếm gặp. Tuy nhiên, khi thời cơ thị trường đến sớm hơn dự kiến, việc nhanh chóng thực hiện thủ tục thông báo hoạt động trở lại trước thời hạn là bước đi chiến lược để chiếm lĩnh lợi thế cạnh tranh. Đối với các Công ty cổ phần (CTCP), quy trình này đòi hỏi sự chuẩn xác về mặt hồ sơ pháp lý, đặc biệt là khi người đại diện theo pháp luật không trực tiếp thực hiện mà ủy quyền cho cá nhân khác.

Người đại diện pháp luật ký văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục doanh nghiệp (ảnh minh họa)

1. Cơ sở pháp lý về việc ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp thường thắc mắc liệu các thủ tục hành chính tại Sở Kế hoạch và Đầu tư có bắt buộc người đại diện theo pháp luật (như Chủ tịch HĐQT hoặc Giám đốc) phải trực tiếp có mặt hay không? Câu trả lời là KHÔNG. Pháp luật hiện hành tạo điều kiện tối đa cho doanh nghiệp thông qua cơ chế ủy quyền.

Cụ thể, theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp:

"1. Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực."

Như vậy, Công ty cổ phần hoàn toàn có quyền lập Giấy ủy quyền cho nhân viên hoặc cá nhân khác thay mặt công ty nộp hồ sơ và nhận kết quả thông báo hoạt động trở lại trước thời hạn. Điểm đáng lưu ý là văn bản này chỉ cần chữ ký và đóng dấu của doanh nghiệp mà không nhất thiết phải ra văn phòng công chứng, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.

2. Thủ tục thông báo hoạt động trở lại trước thời hạn cho CTCP

Để thực hiện thủ tục này, doanh nghiệp cần tuân thủ quy định tại Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Doanh nghiệp phải gửi thông báo đến Cơ quan đăng ký kinh doanh chậm nhất 03 ngày làm việc trước khi tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo.

Hồ sơ bao gồm:

• Thông báo về việc tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo (theo mẫu quy định tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
• Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần về việc hoạt động trở lại trước thời hạn.
• Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật).
• Bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền (CMND/CCCD/Hộ chiếu).

Môi trường làm việc chuyên nghiệp hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các thủ tục pháp lý (ảnh minh họa)

3. Mẫu Giấy ủy quyền thông báo hoạt động trở lại trước thời hạn CTCP

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn xác, đầy đủ các nội dung cần thiết để doanh nghiệp sử dụng trong quá trình làm việc với Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư:

4. Những lưu ý quan trọng khi soạn thảo Giấy ủy quyền

Để tránh trường hợp hồ sơ bị trả lại do sai sót về hình thức ủy quyền, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Thông tin cá nhân: Phải khớp hoàn toàn với bản sao giấy tờ pháp lý kèm theo hồ sơ.
• Phạm vi ủy quyền: Cần ghi rõ tên thủ tục là "Thông báo hoạt động trở lại trước thời hạn" để tránh nhầm lẫn với các thủ tục thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh khác.
• Thời hạn ủy quyền: Nên để thời hạn linh hoạt (đến khi hoàn thành công việc) để phòng trường hợp hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung kéo dài hơn dự kiến.

Việc chuẩn bị chu đáo Giấy ủy quyền không chỉ giúp doanh nghiệp chuyên nghiệp hóa quy trình hành chính mà còn đảm bảo tính pháp lý chặt chẽ theo đúng tinh thần của Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành.