Trong bối cảnh cải cách hành chính mạnh mẽ năm 2018, việc chuẩn hóa dữ liệu trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là yêu cầu cấp thiết đối với mọi thực thể kinh tế. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư, việc cập nhật thông tin chi nhánh không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong các giao dịch dân sự và thủ tục thuế.

Chuyên gia pháp lý hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ đăng ký doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Tại sao phải cập nhật thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh?

Theo quy định tại Nghị định 78/2015/NĐ-CP, các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc doanh nghiệp thành lập trước khi có Luật Doanh nghiệp 2014 cần thực hiện bổ sung, cập nhật các thông tin còn thiếu trong cơ sở dữ liệu quốc gia. Việc này nhằm:

• Đồng nhất mã số: Hợp nhất mã số thuế và mã số doanh nghiệp thành một mã số duy nhất.
• Minh bạch thông tin: Giúp các đối tác, cơ quan quản lý dễ dàng tra cứu tình trạng hoạt động của chi nhánh.
• Tránh rủi ro pháp lý: Đảm bảo thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh khớp với thực tế kinh doanh.

Hướng dẫn chi tiết cách kê khai mẫu Giấy đề nghị

Mẫu Giấy đề nghị này được ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT. Khi kê khai, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

1. Thông tin định danh doanh nghiệp chủ quản

Doanh nghiệp cần ghi chính xác tên theo Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư. Nếu đã có mã số thuế, bắt buộc phải điền vào mục Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế.

2. Thông tin về chi nhánh cần cập nhật

Tại mục này, doanh nghiệp liệt kê đầy đủ tên chi nhánh (tiếng Việt, tiếng nước ngoài, viết tắt), địa chỉ trụ sở và đặc biệt là ngành nghề kinh doanh. Lưu ý, ngành nghề kinh doanh phải được áp mã theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam quy định tại Quyết định 27/2018/QĐ-TTg (vừa có hiệu lực trong năm 2018).

Ký kết và hoàn thiện văn bản pháp lý tại trụ sở doanh nghiệp (ảnh minh họa)

3. Thông tin người đứng đầu chi nhánh

Cần cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực. Đây là thông tin quan trọng để cơ quan đăng ký kinh doanh quản lý người chịu trách nhiệm trực tiếp tại địa phương.

Nội dung mẫu Giấy đề nghị cập nhật thông tin chi nhánh

Dưới đây là nội dung chi tiết của mẫu đơn để doanh nghiệp tham khảo và soạn thảo:

(TÊN DOANH NGHIỆP) -------- Số: …………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ……, ngày…… tháng…… năm ……

GIẤY ĐỀ NGHỊ

Bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với chi nhánh của doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ………

Tên doanh nghiệp: …………………………….............................

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ....................................................................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: .......................................................................

Ngày cấp: …../…../…….. Nơi cấp: ................................................................................

Đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động của chi nhánh với các nội dung cụ thể như sau:

I. Thông tin về chi nhánh:

1. Tên chi nhánh viết bằng tiếng Việt: .....................................

2. Mã số chi nhánh /Mã số thuế: ................

3. Thông tin về Giấy phép đầu tư/Giấy chứng nhận đầu tư: .....................................

4. Địa chỉ chi nhánh: .......................................................................................................

5. Ngành, nghề kinh doanh: (Kê khai theo bảng danh mục ngành nghề)

6. Người đứng đầu chi nhánh: ........................................................................................

7. Thông tin đăng ký thuế: ..............................................................................................

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Lưu ý về hồ sơ và trình tự thực hiện

Sau khi hoàn thiện Giấy đề nghị, doanh nghiệp nộp 01 bộ hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện cập nhật dữ liệu và cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp cho chi nhánh.

Việc chủ động cập nhật thông tin trong năm 2018 sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những phiền hà không đáng có khi thực hiện các thủ tục liên quan đến hóa đơn điện tử và quyết toán thuế cuối năm.