Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tư nhân, việc quản lý và sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là một trong những nghiệp vụ quan trọng hàng đầu. Tại thời điểm đầu năm 2020, mặc dù lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP đang được triển khai, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn duy trì hình thức hóa đơn tự in hoặc đặt in.

Căn cứ pháp lý về việc sử dụng hóa đơn năm 2020

Việc khởi tạo và phát hành hóa đơn của doanh nghiệp tư nhân hiện nay được điều chỉnh chủ yếu bởi các văn bản sau:

• Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành các quy định về hóa đơn.

Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp đang hoạt động muốn chuyển đổi hình thức hóa đơn phải gửi Đơn đề nghị sử dụng hóa đơn tự in/đặt in (Mẫu số 3.14) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Điều kiện để doanh nghiệp tư nhân được tự in hoặc đặt in hóa đơn

Không phải mọi doanh nghiệp đều có thể tự ý in hóa đơn. Theo pháp luật hiện hành, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện nhất định:

Đối với hóa đơn tự in:

Doanh nghiệp phải có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên hoặc là doanh nghiệp mới thành lập có vốn dưới 15 tỷ đồng nhưng có chứng nhận đầu tư tại khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao. Ngoài ra, doanh nghiệp phải có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, phần mềm bán hàng) đảm bảo việc in hóa đơn đúng quy định.

Đối với hóa đơn đặt in:

Doanh nghiệp tư nhân không thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế và không thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế sẽ được phép đặt in hóa đơn. Trước khi đặt in lần đầu, doanh nghiệp phải gửi đơn đề nghị và chờ thông báo chấp thuận từ cơ quan thuế trong vòng 02 ngày làm việc.

Nội dung Mẫu đơn đề nghị sử dụng hóa đơn (Mẫu 3.14)

Dưới đây là nội dung chi tiết của mẫu đơn mà doanh nghiệp cần chuẩn bị:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

........, ngày ....... tháng .......năm .......

ĐỀ NGHỊ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ... (tự in/đặt in)

Kính gửi: ....(Tên cơ quan thuế quản lý trực tiếp)……………….

Tên người nộp thuế: .................................................................................................
Mã số thuế: ...............................................................................................................
Địa chỉ trụ sở chính: ...........................................................................................
Địa chỉ nhận thông báo thuế: ...............................................................
Số điện thoại liên hệ: .................................................................................................
Người đại diện theo pháp luật: ............................................
Ngành nghề kinh doanh chính: .............................................................................................................................................

Qua nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật quy định về hóa đơn, chúng tôi nhận thấy đã đáp ứng đầy đủ điều kiện để được sử dụng hóa đơn ...... (tự in/đặt in).

Chúng tôi đề nghị ... (Tên cơ quan thuế quản lý trực tiếp) chấp thuận cho chúng tôi sử dụng hóa hóa đơn ...... (tự in/đặt in).

Chúng tôi cam kết sử dụng hóa đơn ...... (tự in/đặt in) theo đúng quy định. Nếu vi phạm, tổ chức xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật./.

NGƯỜI NỘP THUẾ
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Lưu ý quan trọng khi nộp đơn đề nghị

Khi nộp đơn, doanh nghiệp tư nhân cần lưu ý các điểm sau để tránh bị từ chối:

1. Kiểm tra địa điểm kinh doanh: Cơ quan thuế có thể sẽ xuống kiểm tra thực tế trụ sở doanh nghiệp để xác nhận doanh nghiệp có hoạt động thật hay không trước khi chấp thuận cho đặt in hóa đơn.
2. Thời hạn giải quyết: Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo về việc chấp thuận hoặc không chấp thuận.
3. Lộ trình hóa đơn điện tử: Mặc dù đang sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp nên chủ động tìm hiểu về hóa đơn điện tử để chuẩn bị cho việc chuyển đổi bắt buộc theo quy định mới nhất của Chính phủ.

Việc tuân thủ đúng quy trình về hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tư nhân minh bạch trong báo cáo tài chính mà còn tránh được các rủi ro pháp lý và xử phạt vi phạm hành chính về thuế không đáng có.