Trong hoạt động quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty TNHH có từ hai thành viên trở lên, việc đảm bảo an toàn phòng cháy và chữa cháy (PCCC) không chỉ là trách nhiệm đạo đức mà còn là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc. Một trong những chứng cứ quan trọng nhất để chứng minh sự tuân thủ của doanh nghiệp chính là Biên bản kiểm tra về phòng cháy và chữa cháy.

Tầm quan trọng của Biên bản kiểm tra PCCC trong doanh nghiệp

Biên bản kiểm tra PCCC (thường được lập theo mẫu PC05) là văn bản ghi nhận lại toàn bộ quá trình và kết quả kiểm tra thực tế tại cơ sở. Đây là căn cứ để cơ quan chức năng đánh giá mức độ an toàn, đồng thời là cơ sở để doanh nghiệp khắc phục các thiếu sót, hạn chế nguy cơ cháy nổ gây thiệt hại về người và tài sản.

Căn cứ pháp lý áp dụng trong bối cảnh năm 2020

Tại thời điểm đầu năm 2020, các hoạt động kiểm tra PCCC được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chặt chẽ, bao gồm:

• Luật phòng cháy, chữa cháy sửa đổi 2013: Quy định khung về trách nhiệm của chủ doanh nghiệp và các cơ quan quản lý nhà nước.
• Nghị định 79/2014/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Luật PCCC, trong đó quy định rõ về chế độ kiểm tra định kỳ và đột xuất.
• Thông tư 66/2014/TT-BCA: Ban hành hệ thống biểu mẫu, bao gồm mẫu PC05 - Biên bản kiểm tra về phòng cháy và chữa cháy.

Hướng dẫn chi tiết cách ghi Biên bản kiểm tra PCCC (Mẫu PC05)

Để biên bản có giá trị pháp lý và phản ánh đúng thực tế, người lập cần lưu ý các mục sau:

1. Thông tin chung và thành phần tham gia

Biên bản cần ghi rõ thời gian (giờ, ngày, tháng, năm) và địa điểm tiến hành kiểm tra. Thành phần tham gia phải bao gồm đại diện đoàn kiểm tra (thường là cán bộ Cảnh sát PCCC) và đại diện cơ sở (Giám đốc hoặc người được ủy quyền của công ty TNHH).

2. Nội dung kiểm tra và kết quả

Đây là phần quan trọng nhất của biên bản. Theo quy định tại Điều 18 Nghị định 79/2014/NĐ-CP, nội dung kiểm tra bao gồm:

• Kiểm tra hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động PCCC của cơ sở.
• Kiểm tra thực tế các điều kiện an toàn PCCC: lối thoát nạn, hệ thống điện, nguồn lửa, nguồn nhiệt.
• Kiểm tra tình trạng hoạt động của hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động và các phương tiện chữa cháy xách tay.
• Kiểm tra phương án chữa cháy và kỹ năng của đội PCCC cơ sở.

"Việc kiểm tra an toàn về phòng cháy và chữa cháy được tiến hành theo chế độ định kỳ, đột xuất hoặc kiểm tra theo chuyên đề, diện rộng."

Những lưu ý khi ký và lưu trữ biên bản

Sau khi kết thúc kiểm tra, biên bản phải được đọc lại cho tất cả các bên cùng nghe. Đại diện cơ sở cần ký tên và đóng dấu pháp nhân của công ty TNHH. Biên bản thường được lập thành ít nhất 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản để làm căn cứ thực hiện các kiến nghị của đoàn kiểm tra.

Việc lưu trữ biên bản này là bắt buộc trong hồ sơ PCCC của doanh nghiệp. Khi có các đợt kiểm tra tiếp theo, cơ quan chức năng sẽ đối chiếu việc khắc phục các tồn tại đã ghi trong biên bản cũ để đánh giá ý thức chấp hành pháp luật của doanh nghiệp.