Việc đăng ký khai sinh cho con không chỉ là quyền lợi mà còn là trách nhiệm thiêng liêng của cha mẹ nhằm xác lập nhân thân cho trẻ ngay từ khi chào đời. Tuy nhiên, không ít bậc phụ huynh vẫn còn lúng túng khi chuẩn bị hồ sơ, dẫn đến việc phải đi lại nhiều lần. Dựa trên quy định tại Quyết định 1872/QĐ-BTP năm 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Hộ tịch 2014, dưới đây là danh mục chi tiết các loại giấy tờ bố mẹ cần chuẩn bị.

Cha mẹ cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ để thủ tục đăng ký khai sinh cho con diễn ra thuận lợi (ảnh minh họa)

1. Các loại giấy tờ bắt buộc phải xuất trình

Khi đến cơ quan đăng ký hộ tịch (thường là UBND cấp xã nơi cư trú của cha hoặc mẹ), người đi đăng ký khai sinh cần xuất trình các giấy tờ gốc để cán bộ tư pháp đối chiếu thông tin:

• Giấy tờ tùy thân: Hộ chiếu, Chứng minh nhân dân, thẻ Căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng. Đây là căn cứ để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký khai sinh.
• Giấy tờ chứng minh nơi cư trú: Để xác định thẩm quyền đăng ký khai sinh theo quy định tại Điều 13 Luật Hộ tịch 2014.
• Giấy chứng nhận kết hôn: Trường hợp cha, mẹ của trẻ đã đăng ký kết hôn thì phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận kết hôn.

Trường hợp có yếu tố nước ngoài

Nếu việc đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài, ngoài các giấy tờ nêu trên, cần lưu ý:

• Nếu trẻ sinh ra ở nước ngoài về cư trú tại Việt Nam: Xuất trình hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế có dấu xác nhận nhập cảnh hợp pháp.
• Văn bản xác nhận của cơ quan công an về việc trẻ em đang cư trú tại Việt Nam (nếu không có hộ chiếu).

2. Danh mục hồ sơ phải nộp cho cơ quan hộ tịch

Đây là những giấy tờ sẽ được lưu giữ trong hồ sơ hộ tịch, do đó bạn cần chuẩn bị đầy đủ theo danh sách sau:

• Tờ khai đăng ký khai sinh: Theo mẫu quy định tại Thông tư 04/2020/TT-BTP.
• Giấy chứng sinh: Bản chính do cơ sở y tế nơi trẻ sinh ra cấp. Nếu không có Giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh.
• Trường hợp đặc biệt:
  • Trẻ bị bỏ rơi: Biên bản về việc trẻ bị bỏ rơi do cơ quan có thẩm quyền lập.
  • Trẻ sinh ra do mang thai hộ: Văn bản xác nhận của cơ sở y tế đã thực hiện kỹ thuật hỗ trợ sinh sản.

Hồ sơ đăng ký khai sinh cần được chuẩn bị kỹ lưỡng theo đúng mẫu quy định (ảnh minh họa)

3. Đăng ký khai sinh kết hợp nhận cha, mẹ, con

Trong thực tế, nhiều trường hợp trẻ sinh ra trước khi cha mẹ đăng ký kết hôn hoặc cha mẹ không đăng ký kết hôn. Khi đó, thủ tục sẽ bao gồm thêm:

• Tờ khai đăng ký nhận cha, mẹ, con theo mẫu.
• Chứng cứ chứng minh quan hệ cha con hoặc mẹ con: Văn bản giám định ADN hoặc văn bản của cơ quan y tế có thẩm quyền.
• Nếu không có văn bản giám định: Các bên lập văn bản cam đoan về mối quan hệ, có ít nhất hai người làm chứng.

Theo quy định tại Điều 5 Thông tư 04/2020/TT-BTP, cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm giải thích rõ cho người lập văn bản cam đoan về trách nhiệm và hệ quả pháp lý của việc cam đoan không đúng sự thật.

4. Những lưu ý quan trọng về giấy tờ khi đi làm thủ tục

Để tránh bị gây khó dễ hoặc yêu cầu bổ sung giấy tờ không cần thiết, người dân cần nắm rõ các nguyên tắc sau:

• Bản sao và bản chính: Nếu nộp bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực thì không phải xuất trình bản chính. Nếu chỉ nộp bản chụp thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu.
• Trách nhiệm của cán bộ tiếp nhận: Cán bộ không được yêu cầu nộp thêm bất kỳ giấy tờ nào mà pháp luật hộ tịch không quy định.
• Thời hạn giải quyết: Thông thường, việc đăng ký khai sinh được giải quyết ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp cần xác minh thì không quá 02 ngày làm việc.

Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo quyền lợi pháp lý tốt nhất cho con trẻ. Hy vọng những thông tin trên đã giúp các bậc phụ huynh tự tin hơn khi thực hiện thủ tục hành chính quan trọng này.