Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc thay đổi người chèo lái - người đại diện theo pháp luật - là một thủ tục hành chính quan trọng và đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về mặt hồ sơ. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện cũ hoặc mới cũng có thể trực tiếp có mặt tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Vậy pháp luật quy định thế nào về việc ủy quyền thực hiện thủ tục này?

1. Cơ sở pháp lý về việc ủy quyền thay đổi người đại diện

Theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Khi phát sinh nhu cầu thay đổi cá nhân này, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh. Căn cứ theo Điều 12 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Cụ thể:

• Trường hợp ủy quyền cho cá nhân: Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền.
• Trường hợp ủy quyền cho tổ chức: Hồ sơ phải kèm theo bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đó.

"Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định sau đây: ..."

2. Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật CTCP gồm những gì?

Để việc ủy quyền có hiệu lực và thủ tục diễn ra suôn sẻ, bên cạnh Giấy ủy quyền, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ theo Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, bao gồm:

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (theo mẫu tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
• Bản sao giấy tờ pháp lý của người thay thế làm người đại diện theo pháp luật.
• Nghị quyết, quyết định của Đại hội đồng cổ đông (nếu việc thay đổi làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty) hoặc Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng quản trị (nếu việc thay đổi không làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty).

3. Mẫu Giấy ủy quyền thực hiện thay đổi người đại diện theo pháp luật CTCP

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền chuẩn xác mà doanh nghiệp có thể áp dụng để cử nhân viên hoặc đơn vị dịch vụ thực hiện thủ tục tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư:

4. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau để tránh hồ sơ bị trả lại:

• Chữ ký trên Giấy ủy quyền: Phải là chữ ký của người đại diện theo pháp luật hiện tại của công ty (người đang đứng tên trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại thời điểm nộp hồ sơ).
• Thời hạn của giấy tờ pháp lý: Bản sao CCCD/Hộ chiếu của người được ủy quyền phải còn hiệu lực và rõ nét.
• Tính liên tục: Nếu công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật, cần kiểm tra kỹ Điều lệ công ty để xác định ai là người có thẩm quyền ký hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020.

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không chỉ là thủ tục hành chính mà còn ảnh hưởng đến quyền điều hành và các giao dịch kinh tế của doanh nghiệp. Do đó, việc sử dụng một mẫu Giấy ủy quyền chặt chẽ và tuân thủ đúng quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP là vô cùng cần thiết.