Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, việc thay đổi mẫu hóa đơn, chuyển đổi sang hóa đơn điện tử hoặc giải thể doanh nghiệp thường dẫn đến nhu cầu hủy các hóa đơn cũ không còn giá trị sử dụng. Tuy nhiên, không ít kế toán và chủ doanh nghiệp vẫn còn lúng túng trong việc thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan, đặc biệt là cách lập Thông báo kết quả hủy hóa đơn sao cho đúng chuẩn quy định của cơ quan Thuế.

Căn cứ pháp lý và các trường hợp bắt buộc phải hủy hóa đơn

Tại thời điểm năm 2019, mọi hoạt động liên quan đến hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đều được điều chỉnh bởi Thông tư 39/2014/TT-BTC. Cụ thể, theo quy định tại Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp phải thực hiện hủy hóa đơn trong các trường hợp sau:

• Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in.
• Doanh nghiệp có hóa đơn không tiếp tục sử dụng (do thay đổi mẫu, chuyển địa điểm khác cơ quan thuế quản lý, hoặc ngừng kinh doanh).
• Cơ quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng.

"Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng... thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất."

Quy trình thực hiện hủy hóa đơn tại doanh nghiệp

Để việc hủy hóa đơn có hiệu lực pháp lý, doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là tiêu hủy vật chất các tờ hóa đơn mà phải tuân thủ quy trình 3 bước nghiêm ngặt:

Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Hội đồng phải bao gồm đại diện lãnh đạo doanh nghiệp và đại diện bộ phận kế toán. Các thành viên này sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật về tính chính xác của việc hủy.

Bước 2: Lập hồ sơ hủy hóa đơn. Hồ sơ bao gồm Quyết định thành lập Hội đồng, Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy (ghi chi tiết tên, ký hiệu, mẫu số, từ số... đến số...) và Biên bản hủy hóa đơn.

Bước 3: Gửi Thông báo kết quả hủy hóa đơn đến cơ quan Thuế. Đây là bước quan trọng nhất để cơ quan quản lý cập nhật trạng thái hóa đơn của doanh nghiệp trên hệ thống dữ liệu quốc gia.

Mẫu Thông báo kết quả hủy hóa đơn (Mẫu số 3.11 Phụ lục 3)

Dưới đây là mẫu thông báo chuẩn được ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC mà doanh nghiệp cần sử dụng:

Lưu ý về thời hạn nộp thông báo

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý về thời hạn nộp thông báo này để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Theo điểm d khoản 3 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải được lập thành 02 bản (01 bản lưu tại đơn vị, 01 bản gửi cơ quan thuế) chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn thực tế.

Việc chậm trễ trong khâu nộp thông báo có thể dẫn đến những rắc rối không đáng có trong kỳ quyết toán thuế. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho quý doanh nghiệp cái nhìn chi tiết và đầy đủ nhất về thủ tục hủy hóa đơn trong năm 2019.