Trong hoạt động quản trị nhân sự và kế toán tại các doanh nghiệp, đặc biệt là loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc kê khai bảo hiểm xã hội (BHXH) là một nghiệp vụ phát sinh thường xuyên. Để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tuân thủ đúng quy định pháp luật, việc nắm vững cách lập Mẫu D02-TS là vô cùng cần thiết.

1. Mục đích và trách nhiệm lập Mẫu D02-TS

Theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, Mẫu D02-TS (Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN) được sử dụng để đơn vị đăng ký; truy thu, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT đối với người lao động.

Trách nhiệm lập biểu mẫu này thuộc về đơn vị sử dụng lao động. Thời điểm lập là khi có phát sinh về lao động (tăng mới, nghỉ việc) hoặc thay đổi về tiền lương, mức đóng bảo hiểm của nhân viên trong công ty.

2. Căn cứ pháp lý để kê khai năm 2019

Để lập được danh sách chính xác, kế toán cần dựa trên các hồ sơ sau:

• Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) của người lao động.
• Hợp đồng lao động (HĐLĐ), Hợp đồng làm việc hoặc Quyết định tuyển dụng, tiếp nhận.
• Các quyết định nâng lương, thuyên chuyển công tác hoặc thay đổi chức danh nghề nghiệp.
• Hồ sơ khác có liên quan đến việc hưởng quyền lợi bảo hiểm cao hơn (nếu có).

3. Hướng dẫn chi tiết phương pháp lập các chỉ tiêu

Việc kê khai cần được thực hiện tỉ mỉ theo từng cột và hàng ngang để tránh sai sót dẫn đến việc phải điều chỉnh nhiều lần.

3.1. Các chỉ tiêu theo cột (Từ cột A đến cột 10)

Cột A, B, C: Ghi số thứ tự, họ tên đầy đủ của người lao động và mã số BHXH (đối với người đã có mã số). Lưu ý tại cột B, nếu đơn vị có quy mô lớn, có thể tách thành các nhóm theo phân xưởng hoặc bộ phận để thuận tiện quản lý.

Cột 1: Ghi chi tiết cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề nghiệp theo HĐLĐ. Ví dụ: "Kế toán trưởng", "Nhân viên kinh doanh" hoặc "Công nhân vận hành máy".

Cột 2 (Tiền lương): Đây là chỉ tiêu quan trọng nhất. Đối với doanh nghiệp ngoài nhà nước, ghi mức lương theo công việc hoặc chức danh bằng tiền đồng Việt Nam. Ví dụ: 10.000.000 đồng.

Cột 3, 4, 5, 6, 7: Ghi các khoản phụ cấp chức vụ, thâm niên, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo quy định của pháp luật lao động. Lưu ý từ ngày 01/01/2018, các khoản bổ sung khác có tính chất lương cũng phải đưa vào căn cứ đóng bảo hiểm.

Cột 8, 9: Ghi thời gian (tháng/năm) bắt đầu tham gia hoặc điều chỉnh mức đóng. Nếu có truy đóng, phải ghi tách biệt từng dòng theo từng mốc thời gian.

3.2. Các chỉ tiêu hàng ngang (Tăng/Giảm)

Nội dung được chia thành các mục rõ rệt:

• Mục I (Tăng): Ghi lao động tăng mới hoặc lao động điều chỉnh tăng mức đóng lương.
• Mục II (Giảm): Ghi lao động giảm do ngừng việc, nghỉ hưởng chế độ hoặc điều chỉnh giảm mức đóng.
• Mục III (Khác): Dành cho các trường hợp chỉ đóng bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ-BNN).

4. Những lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp năm 2019

Trong bối cảnh năm 2019, khi thực hiện Quyết định 595/QĐ-BHXH, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến việc kê khai chính xác tiền lương đóng bảo hiểm. Mọi sai sót trong việc chậm báo tăng hoặc báo giảm không kịp thời đều có thể dẫn đến việc bị truy thu tiền lãi chậm đóng hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi khám chữa bệnh BHYT của người lao động.

Sau khi hoàn tất kê khai, người lập biểu và đại diện đơn vị phải ký tên, đóng dấu xác nhận. Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ tham gia bảo hiểm để phục vụ công tác thanh kiểm tra của cơ quan chức năng sau này.