Mẫu D02-TS là gì và tại sao doanh nghiệp cần quan tâm?

Trong công tác quản lý nhân sự và thực hiện chế độ an sinh xã hội tại doanh nghiệp, việc kê khai chính xác danh sách lao động là bước then chốt. Mẫu D02-TS (Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN) được ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 và được sửa đổi bởi Quyết định 888/QĐ-BHXH năm 2018.

Mẫu biểu này không chỉ đơn thuần là một tờ khai hành chính mà còn là căn cứ pháp lý để cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH) thực hiện việc cấp sổ BHXH, thẻ BHYT và giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động cho nhân viên của bạn. Đặc biệt, trong bối cảnh năm 2019, việc tuân thủ đúng các quy định về tiền lương đóng bảo hiểm là vô cùng quan trọng để tránh các rủi ro về thanh tra, kiểm tra.

Hướng dẫn chi tiết cách điền các chỉ tiêu trên Mẫu D02-TS năm 2019

Để lập mẫu này một cách chuẩn xác, kế toán cần căn cứ vào hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng hoặc các văn bản điều chỉnh lương của đơn vị. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng mục:

1. Thông tin chung của đơn vị

• Tên đơn vị: Ghi đầy đủ tên doanh nghiệp theo giấy phép đăng ký kinh doanh.
• Mã đơn vị: Ghi mã số do cơ quan BHXH cấp cho đơn vị.
• Địa chỉ: Ghi địa chỉ trụ sở chính hoặc nơi đóng bảo hiểm của đơn vị.

2. Cách kê khai các cột chỉ tiêu cụ thể

Theo quy định tại Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH, phương pháp lập các cột như sau:

• Cột B (Họ và tên): Ghi rõ họ tên từng người lao động. Cần tách riêng các mục: Tăng lao động, Tăng tiền lương, Giảm lao động, Giảm tiền lương để dễ theo dõi.
• Cột C (Mã số BHXH): Ghi mã số BHXH gồm 10 chữ số của người lao động. Nếu chưa có mã số, đơn vị cần hướng dẫn người lao động lập Mẫu TK1-TS.
• Cột 1 (Chức danh, nơi làm việc): Ghi cụ thể chức vụ hoặc công việc theo hợp đồng lao động. Ví dụ: "Nhân viên kế toán", "Công nhân may".
• Cột 2 (Tiền lương): Đối với doanh nghiệp tư nhân, ghi mức lương chính ghi trong hợp đồng lao động bằng tiền đồng Việt Nam.
• Cột 6 & 7 (Phụ cấp và các khoản bổ sung): Ghi các khoản phụ cấp lương và bổ sung khác theo quy định của pháp luật lao động có hiệu lực từ ngày 01/01/2018.
• Cột 8 & 9 (Thời gian): Ghi từ tháng/năm đến tháng/năm bắt đầu tham gia hoặc điều chỉnh mức đóng.
• Cột 10 (Ghi chú): Ghi số hiệu hợp đồng lao động hoặc quyết định tương ứng. Nếu báo tăng lao động đã có mã số BHXH, cần ghi thêm nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu.

Những lưu ý quan trọng dành cho kế toán doanh nghiệp

Việc lập Mẫu D02-TS cần được thực hiện ngay khi có phát sinh tăng, giảm lao động hoặc thay đổi tiền lương. Một số sai sót thường gặp bao gồm việc ghi sai mã số BHXH hoặc không cập nhật kịp thời các khoản phụ cấp đóng bảo hiểm theo quy định mới.

"Đơn vị kê khai đầy đủ, chính xác tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN của từng người lao động theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm về việc lập hồ sơ; lưu trữ hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN."

Nếu trong tháng đơn vị có nhiều đợt phát sinh, bạn có thể lập nhiều danh sách và đánh số thứ tự để cơ quan bảo hiểm dễ dàng đối soát. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ bảo vệ quyền lợi cho người lao động mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật.