Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, đặc biệt là mô hình Công ty hợp danh, việc thực hiện đúng các thủ tục về bảo hiểm xã hội (BHXH) và bảo hiểm y tế (BHYT) là nghĩa vụ bắt buộc của người sử dụng lao động. Một trong những biểu mẫu quan trọng nhất mà đơn vị cần quan tâm chính là Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).

Căn cứ pháp lý và mục đích của mẫu TK3-TS

Tính đến thời điểm tháng 8/2019, việc kê khai thông tin đơn vị được thực hiện theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 và được sửa đổi, bổ sung bởi Quyết định 888/QĐ-BHXH năm 2018 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Mẫu TK3-TS được sử dụng trong các trường hợp sau:

• Đơn vị tham gia BHXH, BHYT lần đầu (mới thành lập).
• Đơn vị di chuyển từ địa bàn tỉnh, thành phố khác đến.
• Khi có sự thay đổi thông tin của đơn vị như: Tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, loại hình doanh nghiệp...

Hướng dẫn chi tiết phương pháp lập tờ khai TK3-TS

Để đảm bảo hồ sơ được cơ quan BHXH chấp nhận ngay từ lần nộp đầu tiên, người lập biểu mẫu cần tuân thủ các chỉ tiêu sau:

1. Thông tin định danh đơn vị

• [01]. Tên đơn vị: Ghi đầy đủ tên Công ty hợp danh theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• [02]. Mã số đơn vị: Ghi mã số do cơ quan BHXH cấp. Nếu là đơn vị đăng ký lần đầu thì để trống.
• [03]. Mã số thuế: Ghi mã số thuế của đơn vị. Lưu ý, hiện nay mã số đơn vị thường được lấy theo mã số thuế để đồng bộ dữ liệu.
• [04]. Địa chỉ đăng ký kinh doanh: Ghi chính xác địa chỉ trụ sở chính theo giấy phép.
• [05]. Địa chỉ giao dịch: Ghi địa chỉ thực tế để cơ quan BHXH gửi thông báo hoặc liên hệ công tác.

2. Loại hình và phương thức đóng

• [06]. Loại hình đơn vị: Đối với Công ty hợp danh, bạn ghi rõ là "Doanh nghiệp ngoài nhà nước".
• [10]. Phương thức đóng khác: Chỉ áp dụng cho các đơn vị thuộc lĩnh vực nông, lâm, ngư, diêm nghiệp trả lương theo sản phẩm/khoán. Nếu công ty bạn đóng hàng tháng thì bỏ qua mục này.

3. Nội dung thay đổi và hồ sơ kèm theo

• [11]. Nội dung thay đổi, yêu cầu: Ghi rõ lý do nộp tờ khai (Ví dụ: Đăng ký tham gia lần đầu; Thay đổi địa chỉ trụ sở từ quận A sang quận B...).
• [12]. Hồ sơ kèm theo: Liệt kê các giấy tờ như bản sao Giấy phép kinh doanh, các quyết định liên quan.

"Đơn vị chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc lập hồ sơ; lưu trữ hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN."

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục năm 2019

Trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính, các doanh nghiệp được khuyến khích thực hiện giao dịch điện tử. Theo Quyết định 838/QĐ-BHXH năm 2017, đơn vị có thể sử dụng chữ ký số để nộp mẫu TK3-TS qua phần mềm kê khai BHXH mà không cần đến trực tiếp cơ quan bảo hiểm.

Việc kê khai sai lệch thông tin có thể dẫn đến việc chậm trễ trong việc cấp thẻ BHYT cho người lao động hoặc ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản. Do đó, thủ trưởng đơn vị cần kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ký tên và đóng dấu xác nhận.

Hy vọng với hướng dẫn chi tiết trên, các Công ty hợp danh có thể dễ dàng hoàn tất thủ tục điều chỉnh thông tin bảo hiểm một cách nhanh chóng và chính xác nhất.