Trong bối cảnh các quy định về quản lý thu Bảo hiểm xã hội (BHXH) ngày càng được siết chặt và minh bạch hóa, việc kê khai thông tin chính xác ngay từ đầu là yếu tố then chốt để đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế) là văn bản pháp lý quan trọng nhất mà bất kỳ cá nhân nào cũng cần thực hiện khi bắt đầu tham gia hoặc có thay đổi về thông tin nhân thân.

Căn cứ pháp lý và mục đích của Tờ khai TK1-TS

Tại thời điểm năm 2019, quy trình thu và quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT được thực hiện nghiêm ngặt theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 và được sửa đổi, bổ sung bởi Quyết định 888/QĐ-BHXH năm 2018 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Mẫu TK1-TS được sử dụng trong các trường hợp cụ thể sau:

• Người lao động lần đầu tham gia BHXH, BHYT nhưng chưa được cấp mã số BHXH.
• Người tham gia có sự thay đổi về thông tin cá nhân như: Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch.
• Điều chỉnh các thông tin về chức danh nghề nghiệp, mức tiền đóng hoặc phương thức đóng.
• Thay đổi nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu để thuận tiện cho việc chăm sóc sức khỏe.

Hướng dẫn chi tiết cách kê khai các chỉ tiêu trên Mẫu TK1-TS

Việc kê khai cần được thực hiện cẩn thận, chữ viết rõ ràng (tốt nhất là viết chữ in hoa có dấu ở các mục định danh) để tránh sai sót dẫn đến việc phải làm lại hồ sơ nhiều lần.

1. Phần thông tin định danh bắt buộc

Đây là những thông tin cốt lõi để cơ quan BHXH định danh người tham gia trên hệ thống dữ liệu quốc gia:

• [01] Họ và tên: Ghi đầy đủ họ, chữ đệm và tên bằng chữ in hoa có dấu. Ví dụ: NGUYỄN VĂN A.
• [02] Ngày, tháng, năm sinh: Ghi đúng theo giấy khai sinh hoặc Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân.
• [06] Nơi đăng ký giấy khai sinh: Ghi rõ địa danh hành chính 3 cấp (Xã, Huyện, Tỉnh).
• [09.2] Số CMND/Hộ chiếu/Thẻ căn cước: Ghi chính xác số định danh cá nhân đang sử dụng.

2. Phần kê khai về mã số BHXH và hộ gia đình

Theo quy định tại Điều 3 Quyết định 595/QĐ-BHXH, mỗi cá nhân chỉ có một mã số BHXH duy nhất. Do đó:

• Nếu đã có mã số BHXH: Ghi chính xác vào mục [09].
• Nếu chưa có mã số: Bắt buộc phải kê khai thêm Phụ lục Thành viên hộ gia đình đính kèm để cơ quan BHXH thực hiện cấp mã số mới.

"Người tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN kê khai Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS). Trường hợp người tham gia chưa có mã số BHXH thì kê khai thêm Phụ lục Thành viên hộ gia đình."

Những lưu ý quan trọng khi nộp hồ sơ

Để hồ sơ được giải quyết nhanh chóng, người lao động và đơn vị sử dụng lao động cần lưu ý:

1. Xác nhận của đơn vị: Chỉ áp dụng đối với trường hợp người lao động thay đổi các thông tin về nhân thân (họ tên, ngày sinh) để đảm bảo tính xác thực.
2. Hồ sơ kèm theo: Nếu điều chỉnh thông tin nhân thân, phải kèm theo bản sao giấy khai sinh hoặc CMND/CCCD có công chứng hoặc mang bản chính để đối chiếu.
3. Thời gian giải quyết: Thông thường, việc cấp sổ BHXH hoặc thẻ BHYT mới sẽ được thực hiện trong vòng 05 đến 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Việc nắm vững cách lập Tờ khai TK1-TS không chỉ giúp người lao động bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản trị nhân sự và thực hiện đúng trách nhiệm pháp lý đối với Nhà nước.